Nyt on juuri oikea hetki kääntää katseet ensi kesään: mitä tarpeita meillä on kesätyöntekijöiden osalta ja ennen kaikkea kuinka hakuprosessi toteutetaan.

Kesä meni ja syksy saapui kiireineen. Kalenterit täyttyivät yllättävän nopeasti: käynnistyneitä projekteja, ensi vuoden suunnittelua, palaveria palaverin perään ja juoksemista ympäriinsä. Kuulostaako tutulta? Entä kuulostaako ensi kesä kaukaiselta ajatukselta? Ei pitäisi. Nyt on juuri oikea hetki kääntää katseet ensi kesään: mitä tarpeita meillä on kesätyöntekijöiden osalta ja ennen kaikkea kuinka hakuprosessi toteutetaan.

Älä ahdistu, vaan aloita ajoissa

Jos ajatus nyt syksyn kiireissä ahdistaa, voi olla hyvä muistaa, että alkuvuonna vasta ahdistaakin, kun kaikki pitäisi saada käyntiin lennosta. Alla olevia vinkkejä noudattamalla saat rakenneltua niin itsesi kuin hakijankin näkökulmasta sujuvan ja ketterän hakuprosessin, oli kyse sitten kesätyöntekijästä, trainee-paikasta tai muusta paljon hakemuksia houkuttelevasta tehtävästä.

  1. Suunnittelu. ”Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty” pätee tähänkin. Mieti ennakkoon vastuut ja työnjako. Aikaa ja resursseja tarvitaan ainakin tehtäväkuvan ja rekrytointiviestinnän rakentamiseen, hakijaviestintään, hakemusten käsittelyyn ja haastatteluihin. Varmista, että kaikilla prosessiin osallistuvilla on yhteinen käsitys tavoitteista ja etenemisestä. Muista, että ihan kaikkea ei ole välttämätöntä eikä ehkä mielekästäkään tehdä omin voimin, vaan hyödyntää voi myös ulkopuolisen kumppanin palveluita. Heillehän tämä kuuluu ydinosaamiseen.
  2. Työkalut. Ethän ajatellut vastaanottaa hakemuksia sähköpostiin? Hakemusten määrä voi räjähtää helposti useisiin satoihin, jopa tuhanteen tehtävästä riippuen. Rekrytointijärjestelmä paitsi säästää aikaa ja pitää valtavan hakemusmassan hallinnassa, myös edistää hakuprosessia auttamalla seulomaan hakijoita tietyn osaamisen, kokemuksen tai koulutuksen mukaan ja mahdollistamalla hakijaviestinnän helposti ja nopeasti. Jos teillä ei ole omaa rekrytointijärjestelmää, eikä siihen investointi ole tällä hetkellä ajankohtaista, voit myös tässä hyödyntää ulkopuolista kumppania; rekrytointijärjestelmän voi hankkia käyttöönsä myös yksittäisiin rekrytointeihin kerrallaan.
  3. Videohaastattelut. Nuoria hakijoita, joilla työkokemus ja koulutustausta on vielä suppea, voi olla vaikea erotella pelkän CV:n tai hakemuksen perusteella. Joskus myös kokeneempien hakijoiden erottelu on vaikeaa, jos hakijoista iso osa täyttää papereiden perusteella toivotut kriteerit. Näppäriä työkaluja hyödyntäen saat muutaman minuutin videohaastattelulla tai -esittelyllä hakijoista jo huomattavasti enemmän irti ja pystyt löytämään helmet isosta hakijamäärästä.
  4. Ryhmähaastattelut. Kun mahdollisuudet yksilöhaastatteluihin ovat rajalliset tai haastatteluun valikoituvia hakijoita on runsaasti, käytä ryhmähaastatteluja. Niillä voi kustannustehokkaasti kartoittaa mm. hakijoiden yhteistyövalmiuksia, esiintymiskykyä, ongelmanratkaisutaitoja ja paineensietokykyä, erityisesti jos tilanteeseen sisällyttää simulaatiotyyppisen tehtävän.
  5. Hakijakokemus. Vaikka vain yksi valitaan usean sadan hakijan joukosta, muodostuu kaikille muillekin hakuprosessista kokemus, joka muovaa käsitystä ja mielikuvaa organisaatiostasi työnantajana. Onko se positiivinen vai negatiivinen? Pystyt vaikuttamaan tähän sujuvalla, aikataulussa etenevällä prosessilla, toimivilla työkaluilla ja ennen kaikkea aktiivisella ja oikea-aikaisella hakijaviestinnällä.

Jos sinä kaipaat apua massarekrytoinnin suunnittelussa tai toteuttamisessa tai haluaisit tietää enemmän edellä mainituista työkaluista, otathan yhteyttä, niin jutellaan lisää.