Tampere pitää esimiestyön kehittämistä rekrytointivalttina. Kaupunki teettää avainhenkilöstölleen 360-mittauksen vuosina 2010–2014.

Vuonna 2010 Tampereen kaupunki päätti ryhtyä järjestelmällisesti tutkimaan esimiestyönsä laatua.

– Esimiestyön laadulla on suuri vaikutus koko henkilöstön työhyvinvointiin, perustelee Tampereen kaupungin henkilöstön kehittämispäällikkö Jaana Villilä-Vakkilainen.
Tavoitteena on auttaa esimiehiä tunnistamaan niin omia vahvuuksiaan kuin kehittämisalueitaan ja näin tukea esimiehiä työssään. Tampere uskoo, että kun päivittäinen esimiestyö kehittyy, vaikutukset näkyvät koko henkilöstön arjessa.

– Tampereen kaupunki on halunnut työnantajana tukea esimiestyötä ja tarjota esimiehille menetelmän, jonka avulla he saavat palautetta ja ideoita oman työnsä kehittämiseen, Villilä-Vakkilainen kertoo.

Tampere uskoo, että kun päivittäinen esimiestyö kehittyy, vaikutukset näkyvät koko henkilöstön arjessa.

Tampereen kaupunkistrategiaan on kirjattu tavoitteeksi johtamistyön tukeminen. Kaupunkistrategiaa toteutetaan esimerkiksi henkilöstöohjelmalla. Henkilöstöohjelmassa strategisiksi painopisteiksi on asetettu työhyvinvoinnin edistäminen, johtamisen ja esimiestyön tukeminen sekä työnantajan vetovoimaisuudesta huolehtiminen.

360-esimiesarviointi päätettiin toteuttaa, kun tavanomaisia koulutuksia ja valmennuksia ei enää koettu riittäviksi. Oli ajanmukaista paneutua esimiesten osaamiseen mahdollisimman syvällisesti ja yksilökohtaisesti. 360-arvioinnissa esimiehen välittömät alaiset, oma esimies sekä kollegat arvioivat hänen johtamistapaansa. Menetelmään kuuluu myös itsearviointi.

360-esimiesarvioinnin toteuttamisen ajateltiin vaikuttavan myönteisesti Tampereen kaupungin imagoon työnantajana. Esimiesosaamisen kehittäminen nähtiin siten rekrytointivalttina.

Esimiesten haasteena kiire

Palveluntuottajaksi valittiin kilpailutuksen jälkeen Psycon Oy vuoden 2014 syyskuuhun saakka. Esimiesarviointi etenee yksikkö yksiköltä läpi koko kaupunkiorganisaation. Tavoitteena on, että kaikki kaupungin noin 900 esimiestä osallistuvat esimiesarviointiin. Tähän mennessä palautetta esimiestyöstään on saanut jo 556 esimiestä.

Kaupungin henkilöstöhallinnossa toivottiin, että esimiehet olisivat motivoituneita osallistumaan hankkeeseen ja käyttämään sen antia hyödyksi työssään. Mittaus onkin otettu hyvin vastaan. Kiireestä huolimatta esimiehet ovat löytäneet aikaa arviointiin osallistumiseen.

Yhteisvastausprosentti sähköiseen palautteeseen on ollut lähes kaikissa yksiköissä 80, osassa jopa yli 90.  Tampereen kaupungin palveluksessa työskentelee lähes 15 000 henkilöä.

Oivalluksia ja onnistumisia

Esimiehet ovat kokeneet arvioinnista saamansa palautteen rakentavaksi. Kehittämiskohtien lisäksi palautteessa on käsitelty aktiivisesti sitä, mikä esimiehen osaamisessa on ollut hyvää.

– Erityisen antoisiksi on koettu fasilitointi-tilaisuudet, joissa arviointiin osallistuneet esimiehet käsittelevät saamaansa palautetta, kertoo Tampereen kaupungin henkilöstöasiantuntija Anni Björn.

– Fasilitointitilaisuuksissa on pohdittu henkilökohtaisen esimiestyön kehittämisen painopisteitä sekä esimerkiksi sitä, kuinka vahvuuksia pystytään edelleen vahvistamaan.

Joskus on koettu iloisia yllätyksiä, kun itsearviointi onkin ollut liian kriittinen kollegojen, työntekijöiden tai oman esimiehen näkemyksiin verrattuna.

Tilaisuuksissa moni on myös saanut huomata, ettei hän ole yksin haasteidensa kanssa.

– Tilaisuuksissa on koettu hienoja oivalluksia ja onnistumisen hetkiä. Pienryhmissä kollegoilta saatu vertaistuki on koettu tärkeäksi, Björn toteaa.

Joskus on koettu iloisia yllätyksiä, kun itsearviointi onkin ollut liian kriittinen kollegojen, työntekijöiden tai oman esimiehen näkemyksiin verrattuna.

– Esimies on voinut ajatella olevansa jollakin johtamisen osa-alueella heikoilla, mutta sitten hän onkin saanut eriävän palautteen työntekijöiltään tai
kollegoiltaan. Fasilitointi on auttanut löytämään punaisen langan, jonka mukaisesti omaa esimiestyötä on mahdollisuus kehittää.

Björnin mukaan tärkeänä lähtökohtana on ollut se, että esimiesarviointia käytetään ensisijaisesti esimiehen oman työn tukemiseen. Tarkoitus on antaa esimiehille työkaluja esimerkiksi vuorovaikutustaitojensa ja henkilökohtaisen tehokkuutensa kehittämiseen.

– Tässä ei ole tarkoitus arvioida esimiehen persoonallisuuden piirteitä, eikä tätä arviointia missään nimessä käytetä esimerkiksi työsuhteen muuttamisvälineenä, Björn korostaa.

Pitkäjänteisyys kannattaa

Tampereella esimiesarviointi on toteutettu keskittyen muutamaan yksikköön kerrallaan. Näin mittauksesta uskotaan saatavan eniten vaikuttavuutta.

Esimiesarviointi on kestänyt keskimäärin 14–15 viikkoa kussakin yksikössä. Se on toteutettu räätälöidysti, kullekin yksikölle sopivassa aikataulussa.

Villilä-Vakkilaisen ja Björnin mukaan esimiesarviointiin kohdistuu nyt paljon odotuksia. Björn huomauttaa, että on kuitenkin muistettava, etteivät asiat muutu sormia napsauttamalla.

– Arviointi käynnistää ajatusprosesseja, jotka poikivat kehittämiskohteita. Muutokset näkyvät vasta vuosien mittaan, Björn sanoo.
Villilä-Vakkilainen muistuttaa, että tulosten hyödyntäminen on myös esimiesten omalla vastuulla.

– Kun esimies ymmärtää ja sisäistää tämän prosessin, hän jää plussan puolelle. Monessa yksikössä on tulosten perusteella jo viety käytäntöön monenlaisia kehittämissuunnitelmia. On esimerkiksi järjestetty erilaisia koulutuksia ja valmennuksia yksikön esimiehille tai koko henkilöstölle.

Ajankäyttö haltuun

Esimiesarviointi on auttanut kirkastamaan sitä, mitä hyvä esimiestyö on. Anni Björn korostaa, että esimiehen työ on oma haasteensa. Siihen on kouluttauduttava ja kasvettava.

Jaana Villilä-Vakkilainen pohtii, että esimiestyön haasteet ovat hyvin samankaltaisia eri organisaatioissa. Yksi esimiehen tärkeimmistä taidoista on ajankäytön hallinta. Työntekijät odottavat, että esimiehellä on heille aikaa.

Samoin työntekijät odottavat esimieheltään hyviä vuorovaikutustaitoja. Ei ole esimerkiksi samantekevää, pitääkö esimies huoneensa ovea kiinni vai auki.

Yksi esimiehen tärkeimmistä taidoista on ajankäytön hallinta. Työntekijät odottavat, että esimiehellä on heille aikaa.

Esimiehen osaamisen ydintä on niin ikään hyvien palaverikäytäntöjen hallinta. Palaverien on oltava tehokkaita, jotta työaikaa ei mene hukkaan.

Esimies voi parantaa työhyvinvointia myös säännöllisin kehityskeskusteluin.

Hyvän esimiehen taitoihin kuuluu myös se, että hän ottaa huomioon työntekijöiden erilaiset tilanteet. Työhön perehdyttämistä eivät tarvitse vain uudet vaan myös pitkään poissa olleet työntekijät.

– Joissakin yksiköissä toimenpiteet voivat liittyä viestinnän ja palautteen annon kehittämiseen, toisissa strategisten tavoitteiden jalkauttamiseen. Joissakin yksiköissä voi puolestaan olla tarvetta esimiesten esiintymis- tai neuvottelutaitojen kehittämiseen, Björn listaa esimerkkejä.

Esimiespassilla eteenpäin

Esimiesarviointi on vahvistanut myös ajatusta siitä, että esimiesten verkostoitumista on tärkeä tukea kaupunkiorganisaation sisällä.

Tampereen kaupungin esimiesten työtä tukee vuonna 2012 käyttöön otettu esimiespassi. Sen kehittämisessä on hyödynnetty 360-esimiesarvioinnin tuloksia.

Esimiespassi on esimiesten valmennusohjelma, jossa esimies suorittaa koulutuksia ja valmennuksia yhdeksällä eri johtamisen osa-alueella. Painopisteitä ovat esimerkiksi työhyvinvoinnin johtaminen ja esimiehen vastuiden ja velvollisuuksien tunteminen.

– Esimiespassi on ensisijaisesti suunnattu uusille esimiehille, mutta siitä on apua myös niille pitkän linjan esimiehille, jotka haluavat päivittää taitojaan, Villilä-Vakkilainen sanoo.

Tampere on siis matkalla kohti entistä asiantuntevampaa johtamiskulttuuria.

Teksti: Sanna-Kaisa Hongisto