Hyvä hakijaviestintä on aktiivista ja vuorovaikutteista tekemistä, jossa työnhakijaa ei missään rekrytoinnin vaiheessa jätetä yksin.

Hyvä hakijaviestintä on aktiivista ja vuorovaikutteista tekemistä, jossa työnhakijaa ei missään rekrytoinnin vaiheessa jätetä yksin. Ennen kaikkea se on toisten ihmisten kunnioittamista ja oikealla asenteella tehtyä asiakaspalvelua.

Psyconin seitsemässä askelmerkissä huomioidaan rekrytointiprosessin jokainen vaihe työpaikkailmoituksen laadinnasta rekrytointipäätöksen jälkeiseen viestimiseen. Seuraavat stepit vievät kohti nappiin menevää hakijaviestintää:

Steppi 1: Asenne kuntoon

 Hakijaviestinnässä keskeistä on muiden ihmisten kunnioitus. Asenne ratkaisee. Hakija ei missään vaiheessa saa olla altavastaajana, vaan tasavertaisessa roolissa rekrytoivan osapuolen kanssa. Tavoitteena on löytää hakijoiden ja avoimen työtehtävän välillä paras mahdollinen yhdistelmä, alleviivaa seniorikonsultti Maria Calonius.

Steppi 2: Vastaaminen kyselyihin

Rekrytointiprosessi painottuu hyvään viestintään alusta loppuun saakka. Työpaikkailmoitus on usein ensimmäinen askel, joka saa puhelimet pirisemään. Yhtä paikkaa kohti soittoja voi tulla kymmeniä – ja kaikkiin vastataan. Sähköpostiyhteydenottojen lisäksi myös Linkedinin sekä Twitterin kautta tulee kyselyjä.

– Itse asiassa rekrytointi on viestintää alusta loppuun. Vain joukko, jolle viestitään, pienenee mitä edemmäs projekti etenee, kuvaa rekrytointikonsultti Milla Kansonen.

Steppi 3: Ole nopea

Ennen hakuprosessit etenivät suoraviivaisesti lehti-ilmoituksesta hakemusten vastaanottamiseen ja haastatteluihin. Viestintäkin oli yksisuuntaisempaa.

– Nyt hakijat odottavat vastauksia heti ja ovat muutoinkin aktiivisia prosessin joka vaiheessa. Viestintä on entiseen verrattuna kaksisuuntainen, dynaaminen ja jatkuva prosessi, Kansonen miettii.

Steppi 4: Ei sanahelinää

Hyvää hakijaviestintää on myös se, että työpaikkailmoitus on laadittu huolellisesti siten, että se kuvaa aidosti organisaatiota.  Esimerkiksi rekrytointi-ilmoitusten ”Tarjoamme sinulle” -kohdassa toistuvat usein samat otsakkeet, kuten mielenkiintoinen työ, hyvät työkaverit ja edut sekä mahdollisuus kasvaa uusiin haasteisiin.

– Moni hakija kyselee esimerkiksi etätyön mahdollisuudesta tai työaikojen joustavuudesta. Myös työpaikan sijainti on monelle yksi hakemisen kriteeri. Vaikka työ olisi miten mahtava tahansa, kaikki eivät jaksa esimerkiksi Hyvinkäältä pidemmän päälle ajaa päivittäin Espooseen, kuvailee Calonius. Aidot edut kannattaa tuoda esille.

Steppi 5: Esimies, markkinoi!

Yksi hyvän hakijaviestinnän tunnusmerkki on se, että hakemuksessa ilmoitetaan, kuka antaa lisätietoja ja milloin. Paras lisätietojen antaja on lähes aina tuleva esimies – eli hän, joka tuntee työn sisällön ja tiimin kuin omat taskunsa.

Lisätietojen antamiseen kannattaa suhtautua myönteisesti; se ei ole vain yksi lisähomma päivään, vaan mahdollisuus markkinoida kiinnostuneille yritystä ja toimialaa. Viestintään kannattaa siis panostaa ja varata sille aikaa. Näin varmistetaan se, että rekrytointi onnistuu ja kumpikin osapuoli saa, mitä haluaa.

Steppi 6: Hyödynnä työhaastattelu

Työpaikkahaastattelu ei ole piinapenkki eikä tenttitilaisuus. Calonius ja Kansonen korostavat haastatteluidenkin olevan vuorovaikutustapahtuma, jossa kumpikin osapuoli saa tietoa toisesta. Usein haastattelut myös motivoivat hakijaa jatkamaan eteenpäin haussa.

Haastattelujen jälkeen kärkiehdokkaat kutsutaan henkilöarviointipäivään. Arviointipäivän jälkeen jokaisella osallistujalla on mahdollisuus saada henkilökohtainen palaute, jota kannattaakin hyödyntää. Vaikkei valituksi tulisikaan, palautteesta saa usein itselle mielenkiintoista tietoa omista vahvuuksistaan ja kehittämisen kohteistaan.

Steppi 7: Muista jälkihoito

Aktiiviseen hakijaviestintään kuuluu myös jälkihoito, tässä tapauksessa rekrytointipäätöksen jälkeinen viestiminen. Lisäksi arviointivaiheessa mukana olleilta kannattaa pyytää palautetta siitä, miten asiat on hoidettu. Vastauksista saa suoria vinkkejä tulevien rekrytointiprosessien kehittämiseen. 

Teksti: Minna Vuorio