Organisaatiot kevenevät ja moni yritys hakee lisätehoja kasvattamalla moniosaajuutta. Vaikka malli hyödyttää sekä työntekijää että -antajaa, moniosaajuus ei aina lisäänny, kuten on suunniteltu.

Organisaatiot kevenevät ja moni yritys hakee lisätehoja kasvattamalla moniosaajuutta. Kyse voi olla henkilöiden toimimisesta useamman tuotteen parissa tai kyvystä tehdä prosessista eri vaiheita. Vaikka malli hyödyttää sekä työntekijää että -antajaa, moniosaajuus ei aina lisäänny, kuten on suunniteltu.

Vaatimus moniosaamisesta koskee nykyään niin asiantuntijoita kuin työntekijöitäkin. Moniosaaminen kuvataan usein henkilöstölle mahdollisuutena kehittää ammattitaitoa ja parantaa työmahdollisuuksia, mutta heille se saattaa näyttää päinvastaiselta. Pyyntö opettaa oma, vuosien saatossa hankittu osaaminen kollegalle suhteellisen lyhyessä ajassa voi kuulostaa suorastaan loukkaavalta. Jos osaamisen jakamiseen ei ole osoitettu erillistä aikaa, se ei etene, vaikka tahtoa olisikin.

Onnistunut moniosaajuushanke edellyttää ainakin kolmea asiaa:

1. Suunnitelkaa osaamislaajennukset yhdessä.

Ensimmäinen asia on määritellä, kuka ryhtyy opettelemaan mitäkin uutta asiaa. Jos nämä tavoitteet tulevat suoraan esimieheltä, tämä synnyttää helposti epäluuloja. Näin on etenkin silloin, jos yrityksessä on odotettavissa henkilöstövähennyksiä.  Yhteisessä työskentelyssä tunnistetaan, mitä tehtäviä kannattaa jakaa niin, että se hyödyttää sekä tiimin yhteistyötä että palveluiden tuottamista.

Ajankäytön vuoksi moniosaajuuden lisääminen on aina vähittäinen hanke. Ensimmäiseksi tavoitteeksi kannattaa asettaa sellaisen osaamisen jakaminen, joka ei ole kenenkään ammattitaidon ydintä ja on ehkä vähän vieroksuttukin. Sitä opeteltaessa toimintatavat hioutuvat ja luottamus työntekijöiden välillä vahvistuu.  Tämä on tärkeää, koska ilman luottamusta ei synny jakamista.

2. Ottakaa huomioon yksilölliset tarpeet.

Yhteistä suunnittelua tehtäessä huomataan usein, että toiset ovat hankkeeseen valmiimpia kuin toiset. Tämä viesti kannattaa kuunnella. Yhdelle henkilölle muuttumaton työympäristö ja työskentely hallitsemiensa asioiden parissa ovat hyvin tärkeitä. Tätä turvallisuutta ei kannata järkyttää heti aluksi, koska se on oikeutettu persoonan piirre. Yhtä lailla kuin se, että joku kaipaa vaihtelua ja muuttuvia tilanteita.

Yksi mahdollisuus on jakaa työyhteisö generalisteihin ja spesialisteihin. Spesialistit toimivat koko ajan samassa tiimissä ja generalistit vuorottelevat kahden tiimin välillä. Tällöin kaikista ei saada heti moniosaajia, mutta prosessi etenee ja hyvä henki säilyy. Samalla vältetään yksi tyypillisimmistä vastaväitteistä: ”Asiakkaille tarjottava erikoisosaaminen vähenee, kun kaikkien pitää osata kaikkea”. Spesialistit edustavat tiimeissä jatkuvuutta, generalistit kysyntäpuskuria.

3. Opetelkaa tekemällä.

Hyvä osaaja ei aina ole hyvä opastaja. Uuden tehtäväroolin opettelija laitetaan usein kokeneelle osaajalle oppiin, mutta hän jakaakin vain hanttihommia omastaan. Vähintäänkin työnteko hidastuu, kun molemmat yrittävät tehdä työtä yhdessä. Riittävän alkuperehdytyksen saatuaan uuden roolin tekeminen itsenäisesti on monissa tehtävissä paras opastaja. Lomat ja vapaat ovat loistava tilaisuus päästä harjoittelemaan uutta roolia ilman, että joku on koko ajan käytettävissä neuvoja antamaan.