Perehdytystä ei enää nykyään ajatella ainoastaan tutustuttamisena työtehtäviin, vaan pitkäkestoisena prosessina jossa luodaan edellytykset ja halu menestykselliseen työskentelyyn yrityksessä.

Perinteisen määritelmän mukaan perehdytys tarkoittaa työnantajan työsuhteen alussa järjestämää koulutuskokonaisuutta, jossa tutustutaan työtehtäviin ja yritykseen. Kun perehdytyskäytäntöjä lähdetään kehittämään, päädytään usein siihen, että kaikki sanat tässä määritelmässä ovat virheellisiä ja pitää korvata toisilla.

Englannin kielessä on alettu käyttää perehdytyksestä eri termejä tavoitteenasettelun mukaan:

ORIENTATION Orientation on työsuhteen alun yleisperehdytystä eli tähtää työn tekemisessä tarvittavien perusvalmiuksien hankkimiseen. 
ONBOARDING Onboarding on laajempi termi ja siinä tavoitteet ovat korkeammalla. Sen tarkoituksena on saada uusi tulija mahdollisimman nopeasti kiinni tuottavaan tekemiseen, varmistaa hänen sitoutumisensa ja edistää strategisten tavoitteiden jalkautumista uuden henkilön kohdalla.

Joidenkin tutkimusten mukaan uuden työntekijän sitoutuminen yritykseen on suurimmillaan silloin, kun työsopimus solmitaan, minkä jälkeen se alkaa laskea. Onnistuneen onboarding-prosessin tavoitteena on kääntää tämä kehitys. Jo ennen työsuhteen alkamista yritys vahvistaa uuden työntekijän sitoutumista ja muodostaa positiivista työnantajakuvaa pitämällä yhteyttä sopivalla tavalla tulevaan työntekijään ja huolehtimalla käytännön asiat valmiiksi kuntoon. Työsuhteen alettua perehdytyksen tavoitteena ei ole vain välittää tietoa, vaan virittää halu ja oikeanlainen tunnelma työskentelyyn yrityksessä sekä antaa tulijalle isompi kuva organisaation tarkoituksesta ja siitä, mikä sille on tärkeää. Näissä tehtävissä ylimmän johdon mukanaolo on usein välttämätöntä.

Edistyneet yritykset eivät näe perehtymistä pelkästään yhdensuuntaisena tapahtumana yritykseltä henkilölle, vaan kyseessä on rikkaampi prosessi. Tämä voi ilmetä useilla eri tavoilla:

1. Perehtyjä sparrauskumppanina

Monet yritykset ovat ottaneet perehtyjät sparrauskumppaniksi ja pyytävät esimerkiksi yhteisissä perehdytysohjelmissa tulijoita kertomaan vaikutelmiaan yrityksen visiosta ja arvoista, joihin vanhat työntekijät voivat olla jo hiukan kyllästyneitä ja ”sokeita” ottamaan kantaa.

2. Organisaation perehdyttäminen

Perehdytyksen tarkoituksena ei ole vain valmistaa tulija työskentelemään organisaatiossa, vaan myös valmistaa organisaatio työskentelemään uuden tulijan kanssa. Riittävä tiedottaminen uudesta työntekijästä ja hänen vastuualueistaan on ensimmäinen askel. Etenkin johtoa perehdytettäessä myös kaikkinainen verkostoitumisen tukeminen on tarpeellista ja nopeuttaa pääsyä tuloksentekoon.

3. Perehdytyksen työtavat

Huolellisesti ennakolta suunniteltu perehdytysohjelma tapaamisineen ja alustuksineen on hyvää ja huolellista palvelua, mutta aika työläs järjestää eikä välttämättä vastaa työskentelytapaa, jota tulijalta odotetaan jatkossa. Halutaanko perehdytyksellä ohjata passiiviseen ja ulkoa ohjattuun toimintaan, vai omakohtaiseen ongelmanratkaisuun? Monet organisaatiot ovatkin ohjanneet muutamien ensimmäisten päivien jälkeen uuden tulijan rakentamaan itse itselleen sovitun tavoitteen mukaisen perehdytysohjelman. Samalla monet käytännölliset seikat, kuten neuvottelutilojen sijainnit ja varaamiset, tulevat luontevissa yhteyksissä selville.

Suppeasti ja laajasti ymmärretyn perehdytyksen yksi keskeinen ero on kesto. Perustiedot tehtävästä ja yrityksestä voidaan välittää muutaman ensimmäisen päivän tai vähintäänkin viikon aikana. Laajemmin ymmärrettyyn perehtymiseen kuluu helposti useita kuukausia, jona aikana tapahtuu luontevasti myös yhteinen tavoitteiden asettaminen ja palautteen saaminen tehtävän haltuunotosta ja ensimmäisten työtehtävien suorittamisesta.

Uuden määritelmän mukaan perehdytys on pitkäkestoinen ja vuorovaikutteinen prosessi, jossa luodaan edellytykset ja halu menestykselliseen työskentelyyn yrityksessä.

Haasteena laajemmin ymmärretyn perehtymisen toteutukselle on usein koordinaatio. Jotta prosessi voi käynnistyä hallitusti jo ennen työsuhteen alkua jatkuen esimerkiksi koeajan päättymiseen asti, mukana perehdytyksessä on oltava sekä rekrytoinnista ja osaamisen kehittämisestä vastaavat tahot että lähiesimies. Kun toimijoita on näin paljon, muuten erinomaisiinkin perehdytysprosesseihin syntyy helposti katvealueita tai päällekkäisyyttä. Onkin tärkeää, että koko prosessille nimitetään yksi omistaja ja perehtyjiltä kerätään palautetta myös perehdytyksestä kokonaisuutena, ei vain sen yksittäisistä osista. Tässä suhteessa olisi vielä kehitettävää. Tuoreessa Training Magazinen tekemässä kyselyssä, johon osallistui 1300 yhdysvaltalaista yritystä, vain kolmannes kertoi arvioivansa perehdytysohjelmia systemaattisesti. Kokemukseni mukaan tilanne Suomessa on samansuuntainen.

Kun perehdytys ymmärretään laajempana, onboarding-tyyppisenä prosessina, myös sen määritelmän pitää olla erilainen kuin tämän kirjoituksen alussa oleva. Uuden määritelmän mukaan perehdytys on pitkäkestoinen ja vuorovaikutteinen prosessi, jossa luodaan edellytykset ja halu menestykselliseen työskentelyyn yrityksessä.