Kilpailuttamisen jalo taito
Teksti: Ari Rytsy, Kuvat: Valtteri Kantanen
Hansel Oy on Suomen valtion yhteishankintayksikkö, joka kilpailuttaa ja solmii puitesopimuksia koko valtionhallinnolle. Perinteisten materiaalihankintojen lisäksi puitejärjestelyjä tehdään myös erilaisten asiantuntijapalveluiden parissa.
Ulkopuolisen silmissä Hansel on ainutlaatuinen yhdistelmä liikemaailmaa ja valtionhallintoa. Eräänlaisena in-house-yksikkönä yritys hyödyntää valtion hankintavolyymien suuruutta kilpailuttaessaan palveluita ja tuotteita koskevia puitejärjestelyitä. Kilpailutuksessa huomioidaan julkisista hankinnoista annettu laki, joka edellyttää avoimuutta ja toimittajien tasapuolista kohtelua.
Julkinen kilpailutus on kaikin puolin työläs prosessi, joka vaatii kilpailuttajalta sekä osaamista että resursseja. Hanselin tekemien puitejärjestelyjen hyödyntäminen onkin monelle valtionhallinnon yksikölle taloudellisempi vaihtoehto. Kilpailuttamisen ohella Hansel huolehtii myös puitesopimusten ylläpidosta. Lukujen valossa palvelulle on ollut kysyntää, sillä puitejärjestelyjen avulla tehdyt hankinnat ovat kasvaneet viime aikoina yli 30 prosentin vuosivauhtia.
– Tuotamme asiakkaille säästöjä niin prosessikustannuksissa kuin hankintojen hinnoissa. Tällä hetkellä tarjoamme noin 80 puitejärjestelyä yleisesti käytetyistä tuotteista ja palveluista, Hanselin toimitusjohtaja Anssi Pihkala kertoo.
Puitejärjestelyjen piiriin otetaan yleisesti käytössä olevia ja standardoitavia tuotteita. Materiaalisten hankintojen ohella Hansel kilpailuttaa esimerkiksi organisaation ja henkilöstön kehittämiseen liittyviä asiantuntijapalveluja. Psyconin kanssa puitesopimus syntyi noin kaksi vuotta sitten. Sen jälkeen yhteistyötä on tehty niin sopimuksen ylläpidon kuin Hanselin sisäisen kehittämisen parissa.
Osaaminen korostuu henkilöstöasioissa
Hansel valmistelee jokaisen kilpailutuksen yhteistyössä eri hallinnonaloja edustavan työryhmän kanssa. Näin valmiin puitejärjestelmän sisältö ja ehdot saadaan sopimaan mahdollisimman kattavasti eri yksiköiden todellisiin tarpeisiin.
Yksi haastavimmista tehtävistä liittyy vaativien asiantuntijapalveluiden laadun arviointiin. Kiinteän tavaran kohdalla tuotteen ominaisuudet sekä hinta-laatusuhde ovat helpommin määriteltävissä. Mutta kuinka toimia, kun on valittava kahdesta palvelusta se laadukkaampi? Hanselissa erityinen painoarvo on annettu palveluntarjoajan osaamistasolle.
– Säästöjen luominen ei automaattisesti tarkoita sitä, että hinta ajetaan mahdollisimman alas. Asiantuntijapalveluiden kohdalla on tärkeää saada laadukas kokonaispalvelu, Pihkala täsmentää.
Laajassa organisaation ja henkilöstön kehittämiseen liittyvien asiantuntijapalveluiden kilpailutusprosessissa Psycon valittiin ainoana yrityksenä kaikkien kohderyhmien palveluntoimittajaksi. Sopimuskausi on nyt puolivälissä ja Psycon on saanut kiitosta ammattitaidostaan, hyvistä työmenetelmistä ja sujuvasta asiakaspalvelusta. Valtionhallinnon yksiköiden lisäksi myös Hansel on hyödyntänyt puitesopimuksen tarjoamaa palvelurepertuaaria.
– Psycon on ollut apuna rekrytointeihin liittyvissä henkilöarvioinneissa ja Hanselin organisaatiouudistuksessa. Rekrytointi on nykyään merkittävä investointi, joten siihen on syytä sisällyttää asiantuntijan näkemys. Lopullista päätöstä ei kannata tehdä pelkän CV:n ja lyhyen haastattelun perusteella, perustelee Pihkala palvelujen käyttämistä.
Rekrytoinnin merkitys kasvaa
Psyconia koskevaan puitejärjestelyyn sisältyy joukko erilaisia palveluja, jotka kattavat valtionhallinnon tarpeet aina rekrytoinnin alkuhaastattelusta lisäpalveluina toteutettaviin resurssikartoituksiin sekä haastattelu- ja uravalmennukseen. Puitesopimuksen toimivuutta kuvastaa se, että sitä on mahdollista laajentaa tapauskohtaisesti erilaisilla henkilöarvioinnin elementeillä.
– Monet puitejärjestelyn piiriin kuuluvista asiakkaista ovat olleet kiinnostuneita tarjoamistamme lisäpalveluista, vahvistaa Psyconin rekrytoinneista ja henkilöarvioinneista vastaava johtaja Arja Läärä.
– Tulevina vuosina työväestöä jää paljon eläkkeelle. Tämä ilmiö koskettaa erityisesti julkista sektoria. Jo nyt on selvää, että jokaista tyhjäksi jäävää paikkaa ei täytetä. Silloin rekrytointi tulee olemaan tärkeässä asemassa, sanoo Pihkala.
Molemmat osapuolet ovat olleet tyytyväisiä puitesopimuksen toimivuuteen ja korkeaan käyttöasteeseen. Myös itse kilpailutusprosessi toi arvokasta kokemusta kumpaankin leiriin.
– Hansel on yksi hankinta-alan edelläkävijöistä. Panostus laatunäkökulmaan näkyi jo tarjouspyyntövaiheessa. Se haastoi meidät tutkimaan omia prosessejamme ja vahvuuksiamme, kiittelee Läärä. Tulevia kilpailutuksia silmällä pitäen syvällinen kokemus henkilöstösektorin asiantuntijapalveluista on antanut Hanselille runsaasti hyödyllistä tietoa.
– Meidän tehtävässämme on ymmärrettävä, mitä on ostamassa ja millä painotuksilla. Julkisten hankintojen kohdalla kyse ei ole ihan yksinkertaisesta asiasta, Pihkala täydentää.
Psycon Oy:n Arja Läärä ja Hansel Oy:n Anssi Pihkala ovat tyytyväisiä puitesopimuksen toimivuuteen.