Coachingilla tehokkuutta johtamiseen
Teksti: Mia Heiskanen, Kuvat: Kai Widell
Osallistuminen Avaran johtoryhmän Coaching-prosessiin raivasi tilaa talousjohtaja Hans Stenin kalenteriin ja pysäytti hänet pohtimaan omaa ajankäyttöään ja prioriteettejaan – mihin hänen johtajana pitäisi ensisijaisesti keskittyä ja mikä on epäolennaista. Hallitsemattomalta tuntunut kiire jäsentyi prosessin aikana toimenpiteiksi, joiden yksinkertaisuus lopulta yllätti.
On haastavaa toimia Avaran kaltaisen kasvuyrityksen talousjohtajana, johtoryhmän jäsenenä ja 14-henkisen talousorganisaation esimiehenä. Vaikka Hans Sten kertoo pitävänsä kiireestä ja tekemisen meiningistä, oli hänellä vuosi sitten vahva tunne siitä, ettei oma ajankäyttö ollut enää täysin hallinnassa.
– Kun yritys kasvaa kovaa vauhtia ja oma tiimi siinä mukana, ei päivittäisessä työssä välttämättä löydy aikaa eikä välineitä analysoida omaa tai muiden tekemisiä. Vauhti vie mennessään vaatimustason kasvaessa ja oma kalenteri on avointa riistaa, hän kuvailee työelämässä hyvin tyypillistä tilannetta.
Tavoite oli kirkas
Avaran johtoryhmän Coaching-prosessi käynnistyi keväällä 2008 – Hans Stenin mukaan henkilökohtaisesti juuri oikealla hetkellä.
– Olin erittäin motivoitunut lähtemään prosessiin mukaan, koska olin jo pitkään tiedostanut oman työni kipupisteet ja toivoin niihin ratkaisua, hän kertoo. Käytännössä ajankäytön hallitsemattomuus näkyi ja tuntui ainaisena kiireenä, asioiden viime tipassa tekemisenä ja jopa unohduksina.
Samat asiat nousivat esille myös hänen esimiehensä, kollegojen ja alaisten tekemästä lähtötilanteen arvioinnista. Kun valmennettavan oma arvio tärkeimmästä kehittämiskohteesta oli linjassa muiden tekemän arvion kanssa, Coaching-prosessin tavoitteen määrittely olikin valmentaja Jarmo Kankaisen mukaan helppoa.
– Oli selkeästi nähtävissä, että kyky hallita omaa ajankäyttöä vaikutti hyvin laajalti Hansin henkilökohtaiseen työhön, esimiestyöhön ja johtoryhmätyöskentelyyn.
Kankaisen mukaan tavoitteen selkeä määrittely on prosessin alkuvaiheessa ensiarvoisen tärkeää, sillä mitä konkreettisempi ja selkeämpi tavoite on, sitä tehokkaammin prosessi kohdentuu sekä valmennettavan että valmentajan näkökulmasta.
Kartta valmiiksi
Tavoitteen kirkastuttua tehtiin työskentelysuunnitelma, joka Hans Stenin osalta tarkoitti kalenterin analysointia ja uudelleen järjestelyä.
– Oli silmiä avaavaa pysähtyä tarkastelemaan päivittäistä ajankäyttöä. Tein konkreettisen jakauman siitä, mihin ja miten käytän aikaani ja millä tavalla haluaisin tilannetta parantaa. Havahduin pohtimaan, miten saisin oman osaamiseni mahdollisimman tehokkaaseen käyttöön ja mikä omassa tekemisessä on kokonaisuuden kannalta järkevää, hän kuvailee.
Hans Stenin mielestä yksi Coachingprosessin suurin anti oli kuitenkin kuukausittainen keskustelutuokio valmentaja Jarmo Kankaisen kanssa. Keskustelu tarjosi mahdollisuuden irrottautua hetkeksi työstä ja purkaa omia havaintoja sanoiksi henkilön kanssa, jolta löytyi avaimia – ja aikaa – kuuntelemiseen. Talon ulkopuolisen henkilön mukana olo prosessissa varmisti Hans Stenin mukaan myös sen, että keskustelujen aikana keskityttiin pohtimaan nimenomaan Coachingprosessin henkilökohtaista tavoitetta eikä niinkään jokapäiväisiä juoksevia asioita. Samalla se toi uudenlaista perspektiiviä niin omaan kuin koko yrityksenkin tapaan tehdä asioita.
Valmennettavan vastuu
Tärkein lähtökohta prosessin onnistumisen kannalta on oikein valitun tavoitteen lisäksi valmennettavan motivoitunut asenne, joka parhaimmillaan johtaa erinomaiseen lopputulokseen. Jarmo Kankainen muistuttaa, että valmentaja voi ohjata, motivoida ja haastaa kysymyksillä, mutta tekemisestä ja työn tuloksista vastaa valmennettava itse.
– Hyvin tehty suunnitelma ei yksin takaa tuloksia, vaan vaatii valmennettavalta tahtoa tehdä töitä tavoitteiden eteen kuukausittaisten tapaamisten välillä. Tehtävät konkretisoituvat hyvin nopeasti tuloksiksi, jotka puolestaan heijastuvat työympäristöön. Samalla se avaa valmennettavan silmät tekemään havaintoja omista toimintatavoistaan ja motivoi prosessissa eteenpäin.
Hans Sten kertoo oivaltaneensa prosessin aikana, ettei kyse ole suinkaan isoista jutuista vaan lähinnä muistamisesta ja pysähtymisestä. Siitä, että tavoite pysyy kirkkaana mielessä ja on valmis tekemään päivittäin konkreettisia asioita sen saavuttamiseksi.
– Eräs merkittävä asia oli se, että aloin varata kalenteristani enemmän aikaa oman työn suunnitteluun ja säännöllisiin palavereihin tiimini jäsenten kanssa. Yhden koko ryhmän kattavan palaverin lisäksi ryhdyttiin säännönmukaisesti järjestämään useita tiimikohtaisia palavereita. Näissä on kyetty paremmin pureutumaan yksittäisen tiimin ajankohtaisiin asioihin. Hän toteutti myös näkyvämpiä muutoksia organisoimalla uudelleen omat ja koko talousorganisaation työt.
– Nyt koen, että minulla on paremmat mahdollisuudet valmistella ja suunnitella asioita. Uskon, että myös muut tiimini jäsenet ja kollegat ovat havainneet muutoksen, sillä koen, että työskentelytapani on nyt rauhallisempi ja kokonaisuudet paremmin hanskassa, hän analysoi.
Yksilö on osa joukkuetta
Jarmo Kankaisen mukaan koko yrityksen kannalta Coaching-prosessista hyödytään parhaiten silloin, kun kaikki valmennukseen osallistuneet valjastavat Hansin tavoin valmennuksen opit yrityksen käyttöön muuttamalla omia toimintatapojaan.
– Avaraa voi verrata muiden yritysten tavoin jääkiekkojoukkueeseen, jonka menestystä ei takaa pelkkä yksilöiden valmennus vaan se, että yksilö on osa joukkuetta, jonka kaikki pelaajat toimivat tehokkaasti tiiminä.
Tulokset yllättivät
Hans Stenin valmennuksen aikana toteuttamat pienet ja isot toimenpiteet palkittiin prosessin loputtua, kun esimies, alaiset ja kollegat arvioivat hänen toimintaansa uudelleen vuoden 2009 alussa. Palaute oli positiivista ja osoitti, että päivittäinen toiminta oli parantunut merkittävästi lähes kaikilla osa-alueilla, jopa yli odotusten.
– Olin todella yllättynyt, miten laajalla rintamalla tulokset paranivat. Se on toki osoitus siitä, että nyt on
otettu ensimmäinen askel oikeaan suuntaan. Jatko onkin itsestä kiinni, kun päivittäinen tekeminen vie taas helposti mennessään. Toivottavasti muistan jatkossakin pysähtyä, Hans toteaa.
Kokonaisuutena hän on tyytyväinen siihen, että on saanut valmennuksesta eväitä toimia jatkossa niin itsensä kuin oman tiiminsäkin valmentajana.
Coaching on joustava ja tehokas tapa kehittää ihmisten, asioiden ja oman toiminnan johtamista. Asiakkaan on lupa odottaa Coachingilta näkyviä ja mitattavia tuloksia.
Vaikuttavuus perustuu siihen, että
- valmennuksen tavoitteet ja välitavoitteet rajataan ja konkretisoidaan mahdollisimman selkeästi
- tavoitteet ovat linjassa organisaation liiketoiminnallisten tavoitteiden kanssa
- valmennettavan esimies on mukana alku- ja loppuvaiheessa tuomalla yrityksen strategisen näkökulman tavoitteen asetteluun ja tulosten arviointiin
- tavoite on riittävän haastava, sen saavuttamisesta voi oikeasti olla ylpeä ja siitä on selkeää lisäarvoa omaan työhön ja urakehitykseen
- valmennettava on aidosti halukas kehittämään toimintaansa, vaikka se edellyttääkin itsensä likoon laittamista: oman mukavuusalueen ylittämistä, uusien lähestymistapojen kokeilua ja epävarmuuden sietokykyä omassa toimintaympäristössä valmennustapaamisten välissä
- prosessi ajoittuu riittävän pitkälle aikajänteelle, jolloin voidaan varmistua siitä, että toimintatavat vakiintuvat pysyviksi muutoksiksi.
Coaching rakentuu valmennettavan ja ulkopuolisen valmentajan välisistä henkilökohtaisista tapaamisista ja välityöskentelystä:
- Yleisimmin 5 – 10 tapaamiskertaa (á 1,5 – 2 tuntia).
- Noin 2 viikon – kuukauden välein, noin 0,5 – 1 vuoden aikajaksolla.
- Eteneminen: nykytilanteen analysointi, tavoitetilan määrittely, välitavoitteet, uuden kokeilu käytännössä, arviointi ja vakiinnuttaminen.
- Apuvälineitä esimerkiksi 360 -palautemittaus, psykologiset inventaarit, mielikuvaharjoitukset ja simulaatiot.