Monitasoista johtamisen kehittämistä
Teksti Ari Rytsy Kuvat Valtteri Kantanen
Opetusministeriössä keväällä 2008 toteutettu esimiestyön arviointi (OPM360) tukee ministeriön sisäisen kehittämisohjelman tavoitteita. Kehittämisohjelman puitteissa on uudistettu muun muassa organisaatiorakennetta ja toimintatapoja. Jatkossa joka toinen vuosi uusittavan OPM360-prosessin tuloksia hyödynnetään sekä yksilö- että yhteisöjohtoryhmätasolla.
Kehittämisohjelman ansiosta johtamisen kehittäminen ja ammattitaitoinen esimiestyö ovat keskeisiä painopisteitä opetusministeriön henkilöstöstrategiassa ja -ohjelmassa. Työtyytyväisyyden mittaamiseen on vuodesta 1999 lähtien käytetty erillistä barometria, joka huomioi myös johtamisen merkityksen. Vuosina 2004–2005 toteutetut, jo esimiestehtävissä toimiville sekä niistä kiinnostuneille potentiaalisille asiantuntijoille suunnatut koulutusohjelmat ovat olleet viitoittamassa tietä kohti 360-arvioinnin käyttöönottoa. Saatujen kokemusten perusteella opetusministeriölle räätälöity ”kolmekuusikymppinen” tullaan jatkossa toteuttamaan vuorovuosin työtyytyväisyysmittauksen kanssa.
– Tällä tavalla saamme haluamaamme tietoa sopivan usein. Ratkaisu tukee sekä ministeriön päästrategiaa että henkilöstöstrategiaa, joita molempia ollaan parhaillaan uudistamassa, kertoo opetusministeriön hallinto-osaston ylijohtaja Håkan Mattlin.
Yhteisen johtamisosaamisen kehittämisen lisäksi opetusministeriössä pidetään tärkeänä henkilökohtaisia esimiestyöskentelyn kehittymistavoitteita sekä niiden pitkäjänteistä seurantaa. Tämä johtamisen kehittämistä ohjaava periaate nosti esille tarpeen syvällisempään ja johtamisen kehittymistä mittaavaan palautetyökaluun. Esimiestyön arvioinnin avulla tapahtuva yksilötason kehittyminen tukee hyvin myös opetusministeriön palkkausjärjestelmää, jossa henkilökohtaiseen työsuoritukseen perustuva osuus voi olla ylimmillään 50 prosenttia tehtäväkohtaisesta palkanosasta.
– Esimiestyön arvioinnin sisäinen markkinointi oli helppoa. Sekä opetusministeriön johto että henkilöstö olivat sitoutuneita OPM360-prosessiin jo sen valmisteluvaiheessa, kertoo kehittämispäällikkö Ruut Pylvänäinen opetusministeriön hallinto-osaston henkilöstöyksiköstä.
Mittari räätälöitiin tarpeiden mukaisesti
Opetusministeriön tarpeisiin soveltuvan OPM360-mittarin laatimisessa hyödynnettiin Psyconin asiantuntemuksen lisäksi ministeriön oman kehittämisohjelman tavoitteita sekä valtionhallinnon johdon kompetenssimallia. Pylvänäisen mukaan yhteistyö hankkeen Psyconin vastuuhenkilön, seniorikonsultti Annastiina Mäen kanssa osoittautui hedelmälliseksi ja organisaation tarpeita palvelevaksi.
– Hyvä konsultti haastaa asiakkaan ja tuo kehittämisprosessiin omia elementtejään, hän kiteyttää.
Mittarin työstövaihe käsitti keskusteluja monissa eri foorumeissa aina ministeriön yhteistyökomiteaa myöten. Esimiesten lisäksi henkilöstöjärjestöt osallistuivat 360-mittarin valmistelun yhteydessä käytyihin keskusteluihin. Kyseessä oli tietoinen valinta, sillä tulevasta työvälineestä haluttiin saada tehokas ja organisaation johtamista parhaalla mahdollisella tavalla luotaava. Matkan varrella karsittiin osa mittarin väittämistä ja pohdittiin kokonaisuutta sekä yksilön että johtoryhmätason kehittämisen näkökulmasta. Suunnitteluvaiheessa määritettiin myös informaation jakeluun ja sen sisältöön liittyviä yksityiskohtia. Huolellinen valmistautuminen heijastui henkilöstön sitoutumisasteeseen ja kyselyn palauteprosenttiin, joka oli poikkeuksellisen korkea.
– Asiat olivat olleet esillä moneen kertaan, joten vastassa ei ollut juurikaan muutosvastarintaa, täydentää Mattlin.
Palautetta tutkittiin ja hyödynnettiin sekä yksilö- että osastotasolla useaan otteeseen viime kevään aikana. Pylvänäinen kertoo, että positiivisia vaikutuksia on jo ollut havaittavissa.
– Tällä kertaa esimiestyön arvioinnissa keskityttiin osastojen sisäiseen kehittämiseen. Seuraavalla kierroksella aioimme keskittyä entistä enemmän osastojen väliseen yhteistyöhön, joka on yksi vuonna 2006 laaditun kehittämisohjelman
tavoitteista.
Opetusministeriö on organisaationa valveutunut ja kehitysmenetelmien lisäarvoa etsivä. Psyconin vetämässä OPM360-prosessissa esimiesten mahdollinen konsulttikriittisyys ei kuitenkaan noussut pääasiaksi. Vaikka työskentelytapa oli monelle esimiehelle uusi tuttavuus, kertoi hyvä palaute onnistuneesta ensikohtaamisesta.
– Päälliköt pitivät tästä kehittämismetodista. Myös kysymysten asettelu on onnistunut, kiittelee itsekin arviointiprosessin läpikäynyt Mattlin.
– Yksilötason palaute oli varmasti monelle arvioinnin rankin osuus. Se kuitenkin tarjoaa mahdollisuuden miettiä omaa osaamistaan yhdessä asiantuntijan kanssa. Oma merkityksensä arvioinnin onnistumisessa on myös palautteen käsittelyä ohjaavan konsultin persoonalla, Pylvänäinen täydentää.
Ajankäytöstään tarkkojen esimiesten sitoutuminen haastavaan prosessiin näkyi lähes koko päivän kestävissä osastojen palautetilaisuuksissa. Niiden osallistujamäärät sekä opetusministeriön käytävillä kuultu spontaani palaute vakuuttavat Pylvänäisen OPM360-arvioinnin toimivuudesta. Yksilö- ja yhteisötason kautta tapahtuvaa johtajuuden kehittymistä on tarkoitus peilata tarkemmin tulevissa arvioinneissa. Mittavien ja tietoisella tasolla tapahtuvien edistysaskelten ohella sekä Mattlin että Pylvänäinen uskovat prosessin vauhdittavan tiedostamatonta, pinnan alla tapahtuvaa kasvua.
– Tuloksia näkyi jo osastojen kehittämistyöpajojen yhteydessä. Työpajat jäsensivät osaltaan yhteistä johtamiseen ja kehittämiseen liittyvää käsitteistöä ja kieltä.
Arvioinnit täydentävät teoreettista viitekehystä
OPM360-arvioinnin rakentavissa jälkimainingeissa Mattlin luonnehtii hanketta kaikin puolin antoisaksi ja hyvin onnistuneeksi. Esimiesten mallikkaan sitoutumisen hän näkee opetusministeriön henkilöstöyksikön ja Psyconin yhteistyön tuloksena.
– Prosessi ei kuitenkaan lähde liikkeelle, elleivät ihmiset koe sen tuovan jotain positiivista työskentelyyn tai työyhteisöön, hän muistuttaa.
Opetusministeriön tapauksessa kiitosta saavat myös arvioinnin toteutuksessa hyödynnetty, helppokäyttöinen atk-sovellus sekä Psyconin kyky lähteä viemään hanketta eteenpäin nopealla aikataululla.
– Esimiestyön arvioinnista saatava henkilökohtainen palaute antaa mahdollisuuden kokemukselliseen oppimiseen. Sen rinnalla toimivat johdon koulutusohjelmat puolestaan esittelevät johtamisen yleisiä malleja sekä lisäävät arviointien vaikuttavuutta, luonnehtii PylvänäinenOPM360:n roolia opetusministeriön johtamisen kehittämisessä.
– Valtionhallinto on siirtymässä yhä enemmän ammattijohtajien aikakauteen. Siinä yhtälössä painottuvat erityisesti tulosjohtamisen ja henkilöstöjohtamisen osa-alueet, summaa Mattlin hankkeen syvimmän merkityksen.
Opetusministeriö vastaa osana valtioneuvostoa koulutus-, tiede-, kulttuuri-, liikunta- ja nuorisopolitiikan kehittämisestä ja kansainvälisestä yhteistyöstä. Ministeriö edistää sivistystä, luo edellytyksiä osaamiselle, elinikäiselle oppimiselle, luovuudelle sekä kansalaisten osallistumiselle ja hyvinvoinnille.
Opetusministeriön henkilöstön määrä vuoden 2007 lopussa oli 340 henkilöä, joista johto- ja esimiestehtävissä työskenteli noin kymmenen prosenttia. Enemmistö koko henkilöstöstä ja esimiestehtävissä toimivista on tällä hetkellä naisia. Henkilöstön keski-ikä oli vuoden lopussa 48,2 vuotta.
Työtyytyväisyyttä mitataan asteikolla 1–5 (1=erittäin tyytymätön, 5=erittäin tyytyväinen) ja sitä koskevista tavoitteista sovitaan valtion talousarviossa ja opetusministeriön tulossuunnitelmassa. Vuodelle 2007 asetetut, yleistä työtyytyväisyyttä ja johtamisen tilaa koskevat tavoitteet saavutettiin: sekä kokonaistyötyytyväisyys että johtaminen saivat indeksiluvukseen 3,5.
Lähde: Opetusministeriön henkilöstötilinpäätös 2007