Henkilöstötutkimuksen käytettävyys on monen tekijän summa
Teksti Matti Välimäki Kuvat Jakke Nikkarinen
VUOSINA 2003–2004 Elisassa elettiin myllerrysten aikaa. Suuri organisaatiomuutos, ison yhtiön syntyminen lukuisista pienemmistä yhtiöistä, vaati erilaisten kulttuurien yhteensovittamista ja johti myös henkilökunnan vähennykseen. Tilannetta seurattiin tarkkaan mediassa.
Huhtikuussa 2004 Elisa käynnistiyhdessä Psyconin kanssa jo aikaisemmin sovitun henkilöstötutkimuksen. Elisan HR -johtaja Tytti Bergmanin mielestä ajoitus osui kohdalleen.
– Henkilöstötutkimus on järkevää toteuttaa myös muutosten ja myllerrysten keskellä. Se tarjoaa hyviä työkaluja kehitystyöhön uudessa tilanteessa, Tytti Bergman korostaa.
– Kun organisaatiota halutaan viedä eteenpäin, tarvitaan selvä ja kattava näkemys nykytilanteesta: niin vahvuuksista kuin niistä asioista, jotka vaativat työtä. Kaiken perustana on halu ja valmius kohdata tosiasiat rohkeasti ja rehellisesti.
Johtoryhmä arvostaa selkeää raportointia
– Olen ollut positiivisesti yllättynyt siitä, että tieto on ollut näin hyvin hyödynnettävissä. Tulokset ovat myös selvästi herätelleet ja motivoineet ihmisiä, innostaneet henkilöitä kehittämään toimintaa.
Hänen mukaansa johtoryhmässä on oltu tyytyväisiä siihen, että Psyconin raportointimallit ovat olleet kiitettävän selkeitä ja havainnollisia. Tieto on sellaisessa muodossa, että sen kanssa pääsee heti liikkeelle.
– Vuoden 2005 tutkimuksen tulokset olivat selvästi paremmat kuin vuoden 2004. Olemme tehneet paljon hyviä asioita. Monet näistä asioista ovat saaneet alkusysäyksensä henkilöstötutkimuksesta, Sami Ylikortes korostaa.
Korkean vastausprosentin takeet
Vuoden 2004 henkilöstötutkimuksen suunnitteluvaihe vaati HR-kehittämistiimin kehittämiskonsultti Pamela Skurnikin mukaan paljon työtä. Elisan ja Psyconin edustajat suunnittelivat yhteistyössä tutkimusprosessin, tiedon keruun logiikan ja kysymyspatteriston, joiden pohjana käytettiin osittain myös talossa aikaisemmin toteutettuja tutkimuksia. Kun henkilöstötutkimus toteutettiin uudelleen tammikuussa 2005, pohjatyötä ei tarvittu enää yhtä paljon. Lisähaasteena Elisan HR-ihmisille tuli kuitenkin tulosten vertailtavuuden määrittely aikaisempaan tulokseen tutkimusten välillä muuttuneen organisaatiorakenteen mukaisesti.
Ennen tutkimuksen aloitusta – ja tutkimuksen käynnistyessä ja sen päätyttyä – siitä viestittiin henkilökunnalle tehokkaasti intranetin, sähköpostin ja mm. tekstiviestien avulla.
– Tämä auttoi varmasti osaltaan siinä, että vastausprosentti nousi erittäin korkeaksi. Vuonna 2004 se oli 67 prosenttia ja tammikuun 2005 tutkimuksessa peräti 78 prosenttia. Tältäkin osin luottamus Psyconin asiantuntijoiden näkemykseen kannatti.
– Panostakaa hyvään ennakkoinformointiin ja viestintään.
Vaikka kysymysten määrä kasvoi 48:sta 67:ään, ei sillä ollut hyvästäennakkosuunnittelusta ja informoinnista johtuen vaikutusta vastausprosenttiin.
– Olennaista oli myös tutkimuksen käytännön toteutus ulkopuolisen tahon kanssa siten, että yksittäisten vastausten luottamuksellisuus säilyy pienissäkin ryhmissä, Pamela Skurnik kertoo.
Vertailtavuus muihin organisaatioihin tärkeää
Henkilöstötutkimuksen tekeminen Elisan kaltaisessa suuressa, yli 5000 ihmistä työllistävässä yrityksessä on haastava tehtävä. Elisassa kartoitettiin myös muiden yritysten tarjontaa, mutta katsottiin että Psyconin tutkimuskonseptista löytyvät parhaiten Elisan vaatimukset täyttävät elementit.
– Yhteistyötä Psyconin kanssa oli tehty jo Radiolinjan aikoihin. Kokemukset Psyconin ammattitaidosta niin tutkimusten käytännön toteuttamisessa, tiedon hyödyntämisessä kuin raportoinnissakin olivat positiivisia, Tytti Bergman kertoo.
Pamela Skurnikin mukaan osassa Elisaa oli tehty aikaisemmin henkilöstötutkimuksia myös omin voimin, mutta tämä vaihtoehto ei ole enää järkevää tämän kokoisissa tutkimuksissa.
– Halusimme, että ison ja vaativan tutkimuksen tekevät nimenomaan alan ammattilaiset, sillä katsoimme, että meillä ei ole siihen tarvittavaa erityisosaamista. Tärkeää oli myös ulkopuolinen näkemys ja mahdollisuus vertailla tuloksia siihen, miten muissa organisaatioissa näissä asioissa mennään, Sami Ylikortes korostaa.
– Halusimme, että tutkimukseen vastanneiden sinänsä hyvin erilaisten ryhmien tuloksia voitaisiin vertailla keskenään tarkoituksenmukaisesti. Tämä asetti raportoinnille lisää vaatimuksia. Tärkeätä oli luonnollisesti myös sisäinen vertailtavuus.
Tutkimukseen sisällytettiin myös tavoitteellisen toiminnan indeksi sekä esimiestyön indeksi, joilla seurataan organisaation strategisten tavoitteiden toteutumista.
Informointi ja hyödyntäminen
Tuloksista raportoitiin ensin johtoryhmälle, sitten johtoryhmän terveisten kera HR-päälliköille ja HR-päälliköiden ohjeistuksen jälkeen tietoa lähdettiin viemään yksiköiden johtoryhmäläisille. Ensimmäisessä tutkimuksessa yksikkökohtaisia yksikkökohtaisia tiedotustilaisuuksia oli yksi, toisessa vaiheessa jo neljä. Keskeiset tulokset tuotiin avoimesti myös intranettiin koko henkilöstön nähtäväksi.
Tutkimuksen toteutuksesta vastanneet Psyconin konsultit Jarmo Ruohonen ja Esko Piekkari korostavat, että tutkimuksen käytännön sujuvuuteen vaikutti paljon se, että Elisassa aikataulutettiin tutkimuksen jokainen vaihe esimerkillisesti.
– Elisassa laadittiin tarkat päivämäärät niin tiedon keruulle, julkistamiselle – ja mikä tärkeintä – myös tulosten hyödyntämiselle sekä kehittämistoimenpiteiden seurannalle, Jarmo Ruohonen korostaa.
Ilman henkilöryhmittäin jaoteltua ulkoista vertailuaineistoa henkilöstötutkimuksen tulokset nostavat usein esiin seuraavan kaltaisia itsestään selvyyksiä:
+ Yksilöt tietävät hyvin, mitä heiltä työstään odotetaan
- Tiedonkulkuun ja palkkaukseen ollaan tyytymättömiä
+ Johto ja esimiehet ovat keskimääräistä tyytyväisempiä
- Työntekijävaltaiset ryhmät ovat selkeästi keskimääräistä kriittisempiä
Syy edellisen kaltaisiin tulkintoihin johtuu useimmiten siitä harhaanjohtavasta oletuksesta, että kysymys- ja ryhmäkohtaiset tulokset pitäisi laittaa paremmuusjärjestykseen absoluuttisten keskiarvojen perusteella.
Tarkoituksenmukaisesti, ryhmäkohtaisesti räätälöidyllä ulkoisella vertailuaineistolla luodaan edellytykset sille, että kysymyskohtaisia keskiarvotasoja osataan tulkita oikein ja päästään eroon vääristä johtopäätöksistä.
