Henkilöarviointi varmistaa onnistuneen rekrytoinninn
Teksti Jarmo Seppälä Kuvat Hannu Miettinen
UPM-KYMMENE päätti vuonna 2003 keskittää paperiteollisuuden tutkimustoimintansa Lappeenrantaan, jossa tutkimuskeskuksella on pitkät perinteet. Konsernilla oli aiemmin Suomessa tutkimuskeskuksia Lappeenrannassa, Valkeakoskella, Kuusankoskella ja Pietarsaaressa.
Keskittämispäätöksen teon aikoihin Lappeenrannassa toimiva tutkimusyksikkö oli konsernin suurin ja siellä työskenteli 85 henkilöä. Kesään 2005 tavoitteena on noin 135 henkilön yksikkö. Näin muodostettu UPM Tutkimuskeskus vastaa maailmanlaajuisesti lähes koko konsernin tutkimustyöstä, sen lisäksi tutkimusorganisaatioon kuuluvat edelleen Saksassa ja USA:ssa toimivat pienehköt tutkimusyksiköt.
Rekrytointi ei tunne kompromisseja
Lisähenkilöstö on osin siirtynyt konsernin sisältä, mutta uutta väkeä on tullut varsin paljon myös muualta. Tutkimusyksikön henkilöstön kehittämisestä ja rekrytoinnista vastaavilla onkin nyt melkoinen työsarka, kun tehtävistä ilmoitetaan sanoma- ja ammattilehdissä sekä yrityksen nettisivuilla, ehdokkaat haastatellaan ja heistä valitaan henkilöarviointiin kutsuttavat henkilöt.
Osa hakemuksista tulee internetin ja oman henkilöstön osalta myös intranetin kautta, ja ottaapa jokunen hakija yhteyttä myös suoraan silloin, kun julkista työpaikkailmoittelua ei edes ole tehty.
– Kaikille meille vakituiseen työsuhteeseen valittaville, myös yhtiön sisältä hakeneille, tehdään henkilöarviointi. Samoin menetellään, jos henkilö hakeutuu organisaation sisällä nykyisestä tehtävästään poikkeavaan työhön, hallintopäällikkö Mika Sipi kertoo.
UPM-Kymmenelle tulee yleensä paljon hakemuksia ja hakijoilla on hyvä koulutus ja alansa työkokemusta. Hakuvaiheen edetessä ryhmää karsitaan ja kyseiseen tehtävään paras ja sopivin yleensä löytyy.
Laboratoriotoimintojen päällikkö Anne Vihelä kuitenkin muistuttaa, että henkilöiden kokemus ja ominaisuudet ja tehtävien vaatimukset eivät aina kohtaa. Silloin ei tehdä kompromisseja, vaan tehtävä jää toistaiseksi täyttämättä.
– Myös koulutus- ja osaamisvaatimukset voivat olla joihinkin tehtäviin niin kovat, että päteviä henkilöitä on yleensäkin hyvin vähän olemassa. Esimerkiksi tällä hetkellä haetaan moniosaajaa, joka hallitsee sekä orgaanista että epäorgaanista kemiaa ja lisäksi tuntee paperinvalmistuksen tekniikan ja vaatimukset, Anne Vihelä mainitsee.
Arviointi perustuu tavoitemäärittelyyn
Mika Sipi ja Anne Vihelä korostavat sitä, että vakituiseen työsuhteeseen valittava henkilön halutaan sitoutuvan pitkäaikaiseen työsuhteeseen, mitä painotetaan jo hakemusten käsittelyssä ja henkilöitä haastatteluun valittaessa. Hakijoiden motiivit ja paikkakunnalle sitoutumisen halukkuus ovat tärkeitä valintaperusteita. Toisaalta yhtiö kuitenkin kannustaa henkilöstön kiertoa ulkomaisia toimipisteitä myöten, mikä on eri asia kuin jatkuva ja tilapäisyyteen perustuva ”matkalaukkuelämä”.
Yhtä avointa paikkaa saattaa hakea 60–70 henkilöä, joista neljä-viisi valitaan haastatteluun. Työnantajan edustajien tekemässä, noin kahden tunnin haastattelussa hakijan osaaminen, kokemus, ominaisuudet ja motivaatio tarkentuvat. Sen jälkeen potentiaalisimmat hakijat valitaan Psyconin psykologien henkilöarviointiin.
Henkilöarviointi on syvällinen prosessi. Sen lähtökohtana on asiakasyrityksen ja Psyconin yhdessä tekemä määrittely eli toimenkuvaus, jossa käydään läpi tehtäväsisältö, työn luonne, ja vastuualueet eli mitä valittavan henkilön on saatava aikaan. Tässä yhteydessä määritellään myös tehtävässä menestymisen kannalta keskeiset kriteerit eli hakijan henkilökohtaiset taidot ja ominaisuudet.
– Varsinaisen arviointipäivän kesto on viidestä kahdeksaan tuntia tehtävän vaativuudesta riippuen. Arvioinnissa käytämme monipuolisesti erilaisia menetelmiä, kuten henkilökohtaista haastattelua, ryhmätyöskentelysimulaatioita ja tiedonkäsittelytaitoja mittaavia testejä, psykologi ja henkilöstökonsultti Paula Suhonen esittelee.
Raportointiin ja palautteeseen kuuluu kirjallinen raportti, joka toimitetaan viikon sisällä arvioinnista, sekä suullinen raportointi ja konsultointi arvioinnin tuloksista. Myös työnhakijaa konsultoidaan työn sopivuudesta sekä siitä, miten hakija voi arvioinnin tulosten perusteella jatkossa kehittää parannusta kaipaavia osaamisalueitaan.
Oikea ihminen oikeaan työhön
Psykologi Tommi Telanto kertoo, että arviointi on niin perusteellinen, että käsitykset tuloksista menevät arvioitavan henkilön kanssa ristiin hyvin harvoin. Kun palautekeskustelua henkilöarvioinnin tuloksista käydään tarpeeksi kattavasti, arviointiin osallistunut henkilö yleensä itsekin tunnistaa itselleen aiemmin vähemmän tiedostetut ominaisuutensa ja joidenkin puoliensa mahdolliset kehittämistarpeet.
– Ihmisen psykologisten ominaisuuksien soveltuvuuden tutkiminen on tärkeää ennustamista, jossa äytetään hyväksi psykologin ammattitaitoa ja erilaisia työpsykologisia menetelmiä. Erittäin tärkeää on määritellä yhdessä asiakkaan kanssa se, mitä halutaan tutkia eli kunkin työtehtävän vaatimukset ja miten henkilön juuri siinä tehtävässä on pystyttävä toimimaan esimerkiksi tulevan työryhmänsä kanssa.
Arviointi on vastuullista työtä, johon kuuluu luottamuksellisuus, asiantuntevuus ja korkea ammattietiikka. Kyse on arvioitavan henkilön tulevaisuudesta, työnantajan pyrkimyksestä saada sopiva ja pätevä henkilö ja työsuhteen solmimiseen liittyvästä vastuusta.
Mika Sipin mukaan arviointi tarkentaa alkuhaastattelussa saatua mielikuvaa hakijasta. Hänkin muistuttaa, että jos arvioinnin lopputulos ei ole kiistaton, kuten joskus voi tapahtua, valintaa ei kannata tehdä. Periaatehan on, että oikea työ ja oikea ihminen on saatava kohtaamaan.
Läheinen kumppanuus tuo hyviä tuloksia
– UPM-Kymmenen ja Psyconin hyvä yhteistyö perustuu jo Kaukaan tehtaiden aikaan. Merkittäviä myönteisiä tekijöitä ovat Psyconin paikallisuus ja henkilöstön pysyvyys ja se, että tunnemme toisemme henkilökohtaisesti, Mika Sipi sanoo.
Myös Tommi Telanto korostaa molemminpuolisen tuntemuksen merkitystä arvioinnin onnistumiselle:
– On todella tärkeää, että asiakas tuntee meidät ja me puolestaan tunnemme asiakkaan toimialan, sen työtehtävät, niihin liittyvät vaatimukset sekä kunkin tehtävän linkittymisen osaksi tietyn ryhmän toimintaa.
Asiakkaan ja Psyconin yhdessä tekemä arvioinnin purku on välitöntä, suoraa ja myönteistä,yhteistyötä, tiimityötä, jossa tiimin monenlainen osaaminen tulee tehokkaaseen käyttöön. Lopullisen rekrytointipäätöksen käytettävissä olevien tietojen pohjalta tekee kuitenkin aina työnantaja.
Psycon tekee haastatteluja ja arviointeja tarvittaessa myös muilla paikkakunnilla, jos se sopii haastateltaville paremmin. Psyconin vastuukonsultti säilyy kuitenkin toimeksiannossa koko ajan samana.
Globalisaatio haastavaa myös rekrytoinnissa
UPM-Kymmenen tutkimusyksikköön kuuluu viisi tutkimustiimiä ja seitsemän laboratoriotiimiä. Laboratoriotoimintoihin liittyviä toimeksiantoja tulee niin konsernin suomalaisilta kuin ulkomaisiltakin yksiköiltä. Tavoitteena on, että jokaisessa tutkimustiimissä olisi myös ulkomaalaisia työntekijöitä eli tehtäväkierto konsernin sisällä olisi aktiivista.
Kansainvälisyys koetaan myönteiseksi tavoitteeksi ja työtä rikastuttavaksi tekijäksi eri yksiköissä, mikä toisaalta asettaa henkilöstöstä vastaaville ja myös konsulteille uusia haasteita.
– Kansainvälistyminen on varmasti yksi suurista haasteista seuraavan kymmenen vuoden aikana.
Konsernillamme on rekrytointimielessäkin hyvä imago ja esimerkiksi Lappeenranta yliopistokaupunkina kiinnostaa ihmisiä, mutta totta kai kiinnostavuuden pitäminen hyvänä edellyttää meiltä koko ajan työtä, Mika Sipi kertoo.
Paula Suhonen ja Tommi Telanto pitävät arviointityötä tekevien psykologien haasteina erilaisten kulttuurien ymmärtämistä ja riittävää kielitaitoa. Ainakin englannin hyvä hallitseminen on heidän työnsä edellytys. Kansainvälisesti toimivien yritysten kilpailutekijät liittyvät yhä enemmän niiden yrityskulttuuriin ja kykyyn soveltaa sitä monikulttuurisen henkilöstönsä tukena. Psycon tekee myös arviointeja niistä suomalaisista, jotka palaavat ulkomaankomennukselta takaisin Suomeen eri tehtäviin kuin mistä he lähtivät. Haastetta on siis siinäkin.
Näyttää siltä, että koko rekrytointiprosessi on muutoksessa. Johtajien sekä asiantuntijoiden lisäksi myös työntekijöitä arvioidaan rekrytointivaiheessa entistä enemmän ja varsinaisen ammatillisen osaamisen lisäksi yhä tärkeämmiksi ovat tulleet ryhmässä toimimisen taidot sekä sosiaalisten suhteiden osaaminen – myös monikulttuurisessa työympäristössä.
