Uutta potkua tiimimäiseen toimintaan
Kameli on tiimityönä kokoonpantu hevonen?
Onko kameli tiimityönä kokoonpantu hevonen? Näinhän tiimityön vastustajat saattavat sanoa, viitaten siihen, että kun vastuu on yhteinen, niin kukaan ei oikein vastaa. Tiimien vastustajat saattavat sanoa myös, että tiimityöskentely kadottaa aidon yksilöllisyyden ja vain yksilöt voivat keksiä uutta oman sisäisen palonsa, ajattelunsa ja visionsa pohjalta. He voivat myös viitata siihen, että monet luovat - henkeen ja vereen yrittäjähenkiset - ihmiset eivät ole luonteeltaan yhteistyöhakuisia. He haluavat toimia yksin ja väljissä puitteissa. Ja edelleen väitetään, että monissa organisaatioissa nimenomaan yksilösuoritukset ovat paljon tärkeämpiä kuin tiimityö.
Tällaisiin vastaväitteisiin saattaa liittyä monia uskomuksia, mutta niillä on myös perustelunsa, jotka kannattaa kuunnella tarkasti ja ottaa tiimien ja tiimiorganisaatioiden kehittämisessä huomioon. Koko tiimityön ideaa ne eivät kuitenkaan kaada. Jatkossa pitää pystyä vain rakentamaan entistä paremmin tiimiorganisaatioita, jotka sallivat ihmisten säilyttää yksilöllisyytensä myös tiimeihin osallistuessaan. Sinänsä tiimityö ja tiimiorganisaatiot ovat tulleet jäädäkseen.
Perustiimeistä virtuaalitiimeihin
Tiimit eivät ole itsetarkoitus, eivätkä ne sovellu jokaiseen työtilanteeseen ja jokaiseen organisaatioon. Kuitenkin hämmästyttävän moneen työyhteisöön ne sopivat - olivatpa ne sitten yksityisiä yrityksiä tai julkishallinnon organisaatioita. 1990-luvun alkuaikoihin verrattuna tiimisovellutukset ovat nykyisin paljon moninaisempia. Tuotannollisten ja asiakaspalvelu-tiimien lisäksi tiimejä käytetään muun muassa tuotekehityksessä, toimintojen koordinoinnissa, eri organisaatioiden yhteisten prosessien ja toimitusverkkojen tehostajina sekä moniammatillisten palvelujen tuottajina.
Nykyään rakennetaan myös niin sanottuja virtuaalitiimejä, joihin osallistuvat ihmiset voivat olla fyysisesti hyvinkin kaukana toisistaan. Tällaisissa ratkaisuissa nykyaikaiset sähköiset kommunikointijärjestelmät ja tietoverkot toimivat yhteistyön mahdollistajina ja perinteisten rajojen ylittäjinä. Tietokonetuetussa yhteistyössä tiimit käyttävät tiimityöteknologioita kommunikaatioon ja informaation jakamiseen.
Tiimipohjainen rakenne on mielekäs erityisesti silloin, kun laadukas toiminta edellyttää monenlaisten taitojen, kokemuksen ja osaamisen samanaikaista yhdistämistä. Tätä voidaan pitää tiimittämisen peruskriteerinä. Lisäkriteereinä voidaan pitää työtehtävien keskinäistä riippuvuutta toisistaan, tuloksen tekemistä, ajankäyttöä ja synergiaetua. Työtehtävien keskinäinen riippuvuus tarkoittaa sitä, että työyhteisössä eri työtehtävät liittyvät niin läheisesti toisiinsa, että työ kannattaa tehdä tiimissä. Tuloksen tekemisen näkökulmasta tilanne voi olla sellainen, että vaadittavaa tulosta ei kukaan yksinään saa aikaan, vaan tiimi ylittää yksilösuorituksina tehtävän työn. Ajankäyttökriteeri puolestaan tarkoittaa sitä, että työ voitaisiin periaatteessa tehdä yksilötyönä, mutta tähän ei ole aikaa. Samanaikaisesti toimimalla saadaan esimerkiksi läpimenoaikaa lyhennettyä. Synergiaetu voi tarkoittaa esimerkiksi sitä, että yhdistämällä hyvin erilaista tietopohjaa ja osaamista samaan tiimiin, saadaan synnytettyä uusia luovia ratkaisuja ja tuotteita.
Tiimitoiminnan uusia haasteita
Nykyään tiimiorganisaatioita kehitettäessä pyritään usein totaaliratkaisuun niin, että kaikkia organisaation sisäisiä asioita - olipa kyse sitten strategian tarkentamisesta, tavoiteasetannasta, johtamisesta, päätöksenteosta, kommunikaatiosta, puitteista jne. - tarkastellaan myös tiimien ja niiden toimintojen kautta. Tiimit ovat yhteistyörakenne ja viime kädessä tiimityö perustuu yhteistyölle ja yhdessä sopimiselle. Jos tämä ei toimi, ei toimi tiimityökään.
Yhteistyön on hyvä olla korostetusti mukana alusta alkaen, kun tiimiorganisaatioita kehitetään ja niille asetetaan tavoitteita. Periaatteessa kaikki se, mikä aikaisemmin oli vain esimiesten tiedossa, pitää voida jakaa myös tiimeille. Myös työnteon puitteita - tiloja, työ-välineitä, työkaluja - tarkastellaan entistä enemmän tiimityön näkökulmasta. Nykyisin ei perustelematta enää pitäisi rakentaa sellaisia tiloja, joissa ei tiimivaatimuksia ja joustavan toiminnan vaatimuksia huomioida. Arkkitehtien, suunnittelijoiden ja päättäjien haasteena on entistä enemmän miettiä sitä, minkälaisen kommunikaatio- ja vuorovaikutusrakenteen tilat synnyttävät tai mahdollistavat. Tilojen pitäisi antaa mahdollisuus myös epäviralliseen kommunikointiin ja työyhteisön sisäisen "hiljaisen tiedon" käsittelyyn.
2000-luvun tiimiajattelussa korostetaan sitä, että tiimit ovat organisaatioratkaisu ja samalla ryhmäpohjainen työskentelytapa. Organisaatioratkaisu tarkoittaa sitä, että tiimi on organisaation sisäinen yksikkö ja erillinen ohjauspiste, jota johdetaan, jolle asetetaan tavoitteita ja jonka suorituksia mitataan. Tiimiorganisaatiossa tulee ohjauspisteiden lukumäärän ja välittömän johtamisen tarpeen vähetä. Pääsääntöisesti tiimejä johdetaan organisaation näkökulmasta, yksilöt ovat johtamisen kohteena vain poikkeustilanteissa. Tämä muuttaa välttämättä vastuunjakoa ja johtamista. Entistä enemmän vastuuta ja johtamistehtäviä siirretään suoraan tiimeille. Ryhmäpohjaisen työskentelytavan korostuminen merkitsee sitä, että viime kädessä yksilön kiinnittyminen organisaatioon ja sen tavoitteisiin tapahtuu tiimin kautta.
Erilaiset tilanteet - erilaiset tiimiratkaisut
Organisaatiot ovat tiimityöskentelyssään eri vaiheissa. Jotkut ovat vasta alussa, joissakin on toimittu jo vuosia tiimipohjalta. Kehittämishaasteet näissä ovat erilaisia. Joissakin organisaatioissa hiotaan vielä omaan tilanteeseen soveltuvaa tiimi-ideaa ja vastuun siirtoa tiimeille, joissakin painopiste on enemmän tiimien henkisessä virityksessä ja tiimijäsenten kehittämisessä joustavaan toimintaan ja monitaitoisuuteen sekä roolien tarkentamisessa.
Tärkeää on joka tapauksessa, että tiimejä ei jätetä yksin, vaan niissä nähdään jatkuvasti kehittymisen sijaa ja uusia kehittymismahdollisuuksia. Joskus kuulee puhuttavan, että meillä on jo tiimiorganisaatio. Tällainen puhe helposti pysäyttää muutoksen. Parempi olisi puhua niin, että me opettelemme toimimaan tiimimäisesti ja haluamme jatkuvasti kehittää tiimejä ja tiimiorganisaatiota. Kaikkia tiimeihin liittyviä mahdollisuuksia emme vielä ole onnistuneet käyttämään ja saamaan koko hyötyä tällaisesta toiminnasta.
Tiimiorganisaatioon kasvaminen muuttaa työyhteisössä välttämättä monia asioita. Kokemus on osoittanut, että se on harvoin lineaarinen prosessi niin, että siirrytään alkutilanteesta suoraviivaisesti lopputilanteeseen. Useimmin kyseessä on sen sijaan kehämäinen prosessi, jonka aikana samojakin asioita joudutaan tarkastelemaan yhä uudelleen.
Toiminnan puitteisiin liittyvät asiat saadaan usein varsin helposti käsiteltyä. Enemmän vaikeuksia voivat tuottaa tiimeissä työskentelevien todelliseen vastuunottoon, uskomuksiin ja identiteetteihin liittyvät usein hankalastikin jäsenneltävät asiat. Monet henkilöt ovat edelleen työssä yksilöidentiteetin ja yksilöllisen ammattityöskentelyn pohjalta. He saattavat olla erinomaisia yksilötyöntekijöitä, mutta selvästi heikompia tiimityöntekijöitä. Erityisesti tällaiset vaikeudet nousevat esille asiantuntijaorganisaatioissa.
Tiimityön ei automaattisesti tarvitse merkitä uhkaa yksilöllisyydelle ja omalle ammatilliselle kasvulle. Tiimit tarvitsevat palautteita ja sopivia foorumeita, joissa voidaan turvallisesti pohtia vaikeitakin asioita. Myös yksilöt tarvitsevat omia palautteita ja peilipintaa oman toimintansa tarkasteluun, jotta kasvua ja kehittymistä voisi tapahtua.
Tiimien kehittämisessä vastaan voivat nousta aikaisemmat ehkä kriittisetkin organisaatio-kokemukset. Mikäli ihmiset kokevat niin, että on parasta ja turvallista keskittyä omiin töihin ja suojata omaa ammatillista osaamista, tiimityö vaikeutuu. Toimivassa tiimissä on voitava avata omaa ammatillista osaamista myös muiden käyttöön niin, että monitaitoisuus tiimissä lisääntyy. Organisaatioissa tulisikin voida tarkastella avoimesti omia toimintaperiaatteita, johtamista ja käytännön toimintatapoja, mikäli tiimiytyminen ei edisty.
Kaiken kaikkiaan nykyisissä "laihoissa organisaatioissa" tiimien kehittäminen on entistä tärkeämpi tehtävä. Tiimit ovat tulleet jäädäkseen. Vanhakantainen organisaatio on monilla aloilla liian kallis nykyisissä kilpailutilanteissa. Myöskään johtajan työn kannalta ei liene samantekevää, minkälaisella kamelilla matkaansa taittaa ja etappeja saavuttaa. Huippukokemus voisi syntyä siitä, kun lopulta pääsee ohjastamaan voitokasta lämminveriravuria.
Pertti Frilander
Kirjoittaja on Psycon Oy:ssä toimiva psykologian lisensiaatti, jolla on pitkäaikainen kokemus henkilöstö- ja organisaatiokonsultoinnista. Hän on käsitellyt tiimittämistä yksityiskohtaisemmin mm. kirjoissa ”Työorganisaation tiimittäminen ja tiimityön kehittäminen” sekä ”Työkirja organisaation tiimittämiseen ja tiimityön kehittämiseen”.