PAO lähti uudistamaan organisaatiotaan
- Viimeisimmässä vaiheessa olemme käsitelleet paljon johtajuutta. Organisaatiossa on paljon kokeneita johtajia, mutta myös uusia tiiminvetäjiä, joille johtajuus on täysin uusi asia. Lähdimme hakemaan puhtaalta pöydältä valmentavaa johtajuutta, joka antaa uusia mahdollisuuksia, mutta samalla myös haasteita koko organisaation väelle, kertoo Psyconin aluejohtaja Pekka Airaksinen.
Pohjois-Pohjanmaan ammattioppilaitos tarjoaa ammatillisia koulutuspalveluja kolmella paikkakunnalla: Oulussa, Kempeleessä ja Muhoksella. Yksiköiden toimintaa ylläpitää Oulun seudun ammatillisen koulutuksen kuntayhtymä. PAO:ssa on mahdollista suorittaa noin 20 erilaista ammatillista tutkintoa. Oppilaitoksen eri yksiköissä opiskelee yhteensä noin 1 400 perustutkinto-opiskelijaa ja vuosittain valmistuu lähes 500 alansa ammattilaista. Opettajia PAO:n Oulun yksikössä työskentelee yli 50.
- Yksittäistä syytä uudistusten tarpeellisuuden taustalta ei ole helppoa löytää. Kaksi näkökulmaa pistää kuitenkin silmään ylitse muiden, PAO:n rehtori Mikko Koivukangas kertoo.
- Ensinnäkin vuonna 1995 oppilaitos siirtyi valtiolta kuntayhtymälle, joka toi mukanaan paljon uutta hallintokoneistoa paikalliseen toimintaan ikään kuin oppilaitoksen yläpuolelle. Se toi johtamiseen useita tasoja. Tästä oli seurauksena, että johtamismallista tuli erittäin moniportainen, eivätkä ihmiset enää tunteneet organisaatiota omakseen.
- Toiseksi henkilöstökyselyjen kautta tuli palautetta, jonka mukaan suuri osa ihmisistämme koki, ettei heillä ollut tarpeeksi vaikuttamisen mahdollisuuksia omaan työhönsä. He kokivat, että päätöksenteko on liian keskitettyä. Lisäksi arkihavainto oli, että talossa on paljon käyttämättömiä voimavaroja, Koivukangas jatkaa.
Käynnistäminen, vakiinnuttaminen ja seuranta
PAO:n tapauksessa haastetta tii miytysprosessiin tuo työntekijöiden taustojen erilaisuus. Opinahjossa työskentelee opettajia, jotka ovat tulleet mm. tekniikan, kauneudenhoidon, ravitsemuksen ja yrityselämän parista.
- Työntekijöidemme taustat ja kokemusmaailmat ovat hyvin kirjavia, mikä tekee työyhteisöstämme jopa erikoisen muuhun koulumaailmaan verrattuna. Esimerkiksi lukiossa tai peruskoulussa opettajilla on hyvin samanlainen tausta. Ehkä taustojen erilaisuus on myös meidän rikkautemme, rehtori Koivukangas kiteyttää.
- Opetustyössä pitää kuitenkin olla tietty yhteinen linja, sillä nuorella voi olla jopa kymmenen eri opettajaa. Silloin ei voi olla käytössä koko opetuskäytäntöjen skaala, vaan pelisääntöjen pitää olla myös opettajien keskuudessa selvillä, Koivukangas korostaa.
Yhtenä tiimitysprosessin tavoitteena on luoda ja rakentaa sellainen tiimimäinen toimintamalli ja -tapa, jonka avulla toteutetaan siirtyminen tiimimäiseen työskentelyyn, tiimien itseohjautuvuus ja vastuunotto sekä tiimimäisen työskentelyn sujuvuus hyvässä työilmapiirissä.
- Yhtenä suurena tavoitteena on parempi vastuun ottaminen opiskelijoistamme. Pitää kuitenkin muistaa, että suurin osa opiskelijoistamme on aloittaessaan vasta 16-vuotiaita, Koivukangas muistuttaa.
Aluejohtaja Pekka Airaksisen mukaan tiimiyttämisen vaiheistus ja eteneminen jakaantuu PAO:n tapauksessa kolmeen vaiheeseen.
- Tietysti on selvää, että muutos ei tapahdu kädenkäänteessä, vaan se on pitkä prosessi. Aloitimme linjausworkshopeilla, joissa lähdimme avainhenkilöiden kanssa työstämään suuntaviivoja ja tavoitteita, joita valmennukselle asetetaan. Ajatuksenamme oli, että johdon pitää olla sitoutunut muutoksen. Ilman sitä tavoitteet eivät tule toteutumaan.
- Seuraavana oli vuorossa kick off, johon kuului informatiivisia puolen päivän sessioita suuremmalla joukolle työntekijöitä. Tavoitteena oli, että ihmiset pääsevät kommentoimaan ja myöskin kyseenalaistamaan tavoitteita suoraan.
- Kick offin jälkeen käynnistyi varsinainen tiimivalmennus, joka koostuu kolmesta suuremmasta kokonaisuudesta, jotka ovat käynnistäminen, vakiinnuttaminen ja seuranta. Tällä hetkellä olemme käynnistämis-vaiheessa, Airaksinen kertoo.
Keskustelu on lisääntynyt
PAO:lla viidettä vuottaan opettajana työskentelevä Hanna Nauska-Vaara on ottanut uuden organisaatiomallin kehittämisen vastaan suurella ilolla. Hänen mukaansa tiimityöskentely on johtanut siihen, että yhteisistä pelisäännöistä keskustellaan huomattavasti entistä enemmän.
- Työskentelin aiemmin vuosia Nokialla, jossa tehdään paljon töitä tiimeissä. Kouluorganisaatioon tuleminen oli aluksi shokki, sillä työskenteleminen oli huomattavasti erilaista kuin suuryrityksessä. Minulla meni kauan tottua siihen, että lähes jokaiseen työtehtävään tarvittiin määräys. Omin päin tekemisestä saattoi tulla sanomista, Nauska-Vaara muistelee hymyssä suin.
Nauska-Vaaran mukaan tiimiorganisaatiomalliin siirtyminen on ollut työilmapiiriä vapauttava kokemus.
- Iso osastomme jakaantui kolmeen tiimiin, ja pitkät koko osastoa koskevat kokoukset jäivät pois. Henki parani, sillä osaston sisäinen keskustelu lisääntyi huomattavasti. Varsinkin koulutukseen liittyvissä tehtävissä, joissa koko tiimi on yhdessä pohtinut asioita, on tullut yllättävänkin suorasanaista keskustelua. Se on jo sinänsä hirveän tärkeä asia, Nauska-Vaara korostaa.
Nauska-Vaaran mukaan organisaation uudistamisen suurimmat haasteet ovat yksilökohtaisia.
- Jos haluamme muutosta, meidän tulee muuttaa myös ajatteluamme. Sitä kautta syntyvät uudet toimintatavat. Homma lähtee toimimaan, kun vipu saadaan oikeaan asentoon korvien välissä, Nauska-Vaara toteaa.
Rehtori Koivukangas on Nauska-Vaaran kanssa samoilla linjoilla:
- Yleensä yhteistoimintaa häiritsevät asiat ovat pieniä ja kommunikaatioon liittyviä. Esimerkiksi luokkahuoneen sekaisin jättäminen voi rassata seuraavaa tuntia pitävää opettajaa suuresti.
Valmentamalla johtaminen
- Uusien toimintatapojen vakiinnuttamisessa on keskeistä, että myös johtamiskäytännöt uudistuvat, korostaa Airaksinen.
Airaksisen mukaan tarvitaan sellaisten johtamistaitojen käyttöönottamista, jotka myös aidosti toteuttavat ja edesauttavat organisaation uudistamista. Valmentava johtaminen sopii erityisen hyvin asiantuntijaorganisaatioon ja tiimimäiseen toimintaan.
- Valmentava johtaminen merkitsee käytännössä inhimillisen kanssakäymisen perustaitojen osaamista ja samalla vuorovaikutuksen, palautteen antamisen ja vastaanottamisen sekä rakentavan ja motivoivan ongelmanratkaisun lisäämistä, Airaksinen toteaa.
Kehittämisprosessin sisällöllisestä suunnittelusta ja tukimateriaalin työstämisestä vastaa Psyconin konsulttitiimi, jonka muodostavat Maria Kenola ja Pekka Airaksinen Oulusta sekä Timo Huttunen Helsingistä. Valmennustilaisuuksien vetäjinä Oulussa toimivat Kenola ja Airaksinen.
PAO:n rehtori Mikko Koivukangas on tyytyväinen tiimiytysprosessin tähänastiseen etenemiseen:
- Puolen vuoden kokemuksella voin sanoa, että kokemukset vaikuttavat erittäin lupaavilta ja odotukset ovat edelleen korkealla. On olemassa selviä viitteitä ja merkkejä siitä, että osa asetetuista tavoitteista alkaa jo toteutua. Olemme jo tässä vaiheessa menneet eteenpäin pienin askelin ja yhteishenki on parantunut. Tästä on hyvä jatkaa.