Kehityskeskustelun nykytila puntarissa
Teksti: Heidi Hänninen, Kuvat: Hannu Jukola
Esimiesten ja alaisten väliset kehityskeskustelut koetaan Suomessa erittäin tarpeellisiksi. Tämä tulee johdonmukaisesti esiin Kari Lahden vuosina 1990 - 2002 tekemissä kehityskeskustelututkimuksissa. Niiden mukaan keskusteluilmapiiri on Suomessa avoin ja keskustelun edellytykset kunnossa, mutta asioiden käsittelyn konkreettisuudessa ja sopimisessa koetaan puutteita. Myös keskustelujen muodosta vallitsee erilaisia näkemyksiä. Numeroiden käyttö suoritusarvioinnissa on lisääntynyt, ja yhä useampi työpaikka liittää kehityskeskustelut ja henkilökohtaiset palkkakeskustelut toisiinsa. Kaikki eivät tätä suuntausta kannata.
Psycon Oy kutsui alkukesästä HR-asiantuntijoita pohtimaan kehityskeskustelujen nykytilaa sekä siihen liittyviä kysymyksiä. Tilaisuuksien suosio oli suuri, ja niitä jouduttiin järjestämään kaksin kappalein; kaikkiaan mukana oli noin 50 HR-ammattilaista. Aiheen tärkeys ja ajankohtaisuus korostui keskustelujen vilkkautena, kun osallistujat pohtivat sekä yrityksensä tilannetta että suomalaisen kehityskeskustelun suuntauksia, ja vaihtoivat, tuulettivat ja kyseenalaistivatkin omia kokemuksiaan toisten kanssa. Moni yritys sai varmasti tilaisuudesta uusia käytäntöjä, ja keskustelu tuskin loppui tilaisuuksien päätyttyä.
Tilaisuuksien lähtökohtana oli Coensin ja Jenkinsin kriittinen teos Abolishing Performance Appraisal (2002). Kirjassaan Coens ja Jenkins kyseenalaistavat pitkälti kehityskeskustelua vastaavan performance appraisalin menetelmät ja haastavat lukijat miettimään vaihtoehtoisia työskentelytapoja. Suomalainen kehityskeskustelukäytäntö poikkeaa merkittävästi anglosaksisesta performance appraisal -menettelystä, minkä vuoksi kehityskeskusteluja ei suoraan ole teoksen perusteella syytä lopettaa. Niiden toteuttamistapoja tulee kuitenkin tarkastella kriittisesti.
Arviot on perusteltava
Keskustelutilaisuudet rakentuivat kahdesta jaksosta. Ensimmäisen osan aikana pohdittiin erilaisten arviointimenetelmien käyttöä kehityskeskustelussa sekä näiden arviointien kiinteää liittämistä palkkauksen perusteisiin. Palkkauksen ja arvioinnin yksiselitteiseen sitomiseen suhtauduttiin kriittisesti, vaikka pikakysely osoitti, että useassa yrityksessä tällainen menettely on jo käytössä. Kahdeksan lähes 30 osallistujasta nosti kätensä, kun jälkimmäisessä tilaisuudessa tiedusteltiin, missä työpaikoissa palkkaus on yhdistetty numeroarviointiin. Yksi yritys suunnitteli järjestelmän käyttöönottoa ja viisi käytti numeroarviointia ilman palkkakytkentää.
Osanottajat keskustelivat ryhmissä omista kokemuksistaan. Valtaosa totesi, että palkkakeskustelu ja kehityskeskustelu kannattaa käydä kahdessa eri tilanteessa; muuten keskustelu saattaa ajautua kinasteluun palkan perusteista ja mahdollisista numeroarvioista. Toisaalta numeroarviointeja pidettiin kuitenkin hyvinä apuvälineinä, jos asteikko on riittävän konkreettinen ja jos työntekijä saa myös sanallisen selvityksen arvion perusteluista.
Monissa ryhmissä muistutettiin, että työntekijän suoritusten ja ominaisuuksien arviointi ei ole koskaan objektiivista. Samalla painottui myös arviointien skaalausongelma: toisilla esimiehillä on taipumus käyttää vain pientä osaa arvosteluasteikoista, kun taas toiset käyttävät sitä koko laajuudeltaan.
Muutama poikkeavakin kannanotto nousi esiin. Jotkut painottivat, että hyvästä suorituksesta kuuluu palkita. Yksi osallistujista totesi myös, että hänen työpaikallaan on ollut jopa vaikeuksia saada työntekijöitä osallistumaan kehityskeskusteluihin ilman palkkasidosta.
Perusolettamukset puntariin
Tilaisuuksien toisella jaksolla tar-kasteltiin suomalaisen kehitys-keskustelun taustalla olevia perusolettamuksia. Perusolettamuksilla tarkoitetaan niitä tiedostamattomia käsityksiä, joita ihmisillä on oikeasta ja väärästä ja joita pidetään tosina ilman todisteita. Jotta kehityskeskustelukäytäntöjä pys-tytään kehittämään, nämä perusolettamukset tulisi kaivaa esiin esimerkiksi tarkastelemalla keskustelumenettelyn yksittäisiä ominaisuuksia ja kysymällä, miksi juuri kyseinen ominaisuus on mukana.
Coensin ja Jenkinsin teoksen perusteella voidaan listata joukko myös suomalaisessa kehityskeskustelussa päteviä perusolettamuksia. Ryhmissä näitä perusolettamuksia kyseenalaistettiin ja niille haettiin vaihtoehtoisia toimintatapoja.
Työryhmissä kritikoitiin muun muassa ajatusta siitä, että yksinomaan esimiehen vastuulla on varmistaa palautteen jakaminen.
- Palaute on tehokkainta, kun sitä pyytää palautteensaaja itse, todettiin.
Ryhmissä kyseenalaistettiin myös olettamus siitä, että kaikki kykenevät antamaan palautetta ja käymään kehityskeskusteluja. Jossakin yrityksessä kehityskeskusteluja käyvätkin vain sellaiset esimiehet, joilla on siihen riittävät valmiudet, toisaalla saatetaan mukaan ottaa kolmas, ns. tukihenkilö. Lisäksi esitettiin, että kehityskeskustelua varten tulisi hakea sellainen henkilö, joka todella tietää ja tuntee kulloisenkin työntekijän taidot ja kyvyt. Tämä voisi olla varsinaisen esimiehen sijaan myös yhteisen tiimin tai ryhmän vetäjä.
Tulevaisuuden näkymiä
Kaikki osallistujat pitivät tärkeänä, että kehityskeskusteluja ja niiden tulevaisuutta pohditaan jatkossakin. Psyconin järjestämä tilaisuus herätti varmasti useissa yrityksissä jatkokeskusteluja ja mietintää omien käytäntöjen ajanmukaisuudesta. Lähitulevaisuuden haasteita voikin olla esimerkiksi kehityskeskustelun kytkeminen nykyistä selkeämmin yrityksen liiketoimintaan. Ryhmissä todettiin, että kehityskeskustelu tulisi nähdä entistä vahvemmin osana yrityksen kokonaistoimintaa, eikä vain irrallisena tilaisuutena kerran tai kaksi vuodessa.
Tilaisuuksien vetäjä Kari Lahti suositteli osallistujille yhteisten aloitus- sekä yhteenveto- ja arviointipalaverien pitoa jokaisen kehityskeskustelukierroksen yhteydessä. Avauspalaverissa käydään läpi muun muassa keskustelujen tarkoitus, asialista, asioiden käsittelytapa ja valmistautuminen. Myös ryhmän kokonaistavoitteet on hyvä tuoda esiin. Näin voidaan luoda yhteiset käsitykset keskustelusta ja sen reunaehdoista, jolloin sekä esimiehellä että alaisella on hyvät edellytykset valmistautua varsinaiseen prosessiin. Samalla on kuitenkin syytä jättää pelivaraa tilanteiden erilaisuuden huomioonottamiseen.