Parannusta Ylen raskaaseen palauteprosessiin
Teksti: Pertti Suvanto, Kuva: Yle
Yleisradiossa palauteprosessien suunnittelu, henkilöstöpalautteen hallinta ja tiedon raportointi ovat kehittyneet entistä haasteellisimmiksi. Parannusta palauteprosessin eri osa-alueisiin on haettu uusin teknisin menetelmin. Kokemukset ovat olleet myönteisiä.
Yleisradiossa on hyödynnetty ZenParkin kehittämää palautetietotyökalua viime keväästä lähtien esimiestoiminnan 360° -arvioinnin tiedonkeruussa ja raportoinnissa.
Ylessä on kaikkiaan noin neljäsataa esimiestä. Ilman uutta teknistä työkalua arviointi olisi ollut henkilöstön kehittämisestä vastaavan Emilie Ruthin mukaan ollut lähes mahdoton toteuttaa.
- Kun kyselyjä on jokaista arvioitavaa kohden seitsemän, arviointien kokonaislukumäärä nousee 2800:aan. Datan määrä on valtava, niinpä sen hallinnointi on oltava mahdollisimman joustavaa. Keskitetyn palautetiedon kerääminen jatkuvana prosessina ja selkeä raportointi ovat edellytys näin laajalle aineistolle. Paperilla arviointi yksinkertaisesti olisi liian työläs ja joutuisimme heittämään koko konseptin menemään.
Tiedotusta tarvitaan
Ruth korostaa, että kokonaisuuden toimimisen kannalta sähköinen väline edellyttää hyvää etukäteistiedotusta. Suurimmat ongelmat ovat edelleen asenteissa.
- Tärkeintä on koko palautekulttuurin jalkauttaminen yhtiöön. Tekninen väline on osa tätä kokonaisuutta. Suurin ongelma on ollut, että ihmiset eivät ole vastanneet määräajassa. Nyt muistutukset lähtevät järjestelmän avulla automaattisesti.
- Ihmiset saavat nykyään niin paljon sähköistä roskapostia, että tutkimuksen viestit ovat vaarassa hukkua muuhun massaan tai jäädä varjoon. Esimerkiksi 360-arvioinnissa jokaisen täytyy kuitenkin vastata. Muuten emme saa tarvitsemaamme tietoa.
Tekniikka ei saa hallita
Yleisradiossa on kokeiltu monia palautejärjestelmiä. Yleensä Ruthin mukaan niissä on ollut se ongelma, että ne vaativat käyttäjältään ohjelmointitaitoa. HR-ammattilaisten ydinosaaminen on kuitenkin aivan muualla. Tiettyyn pisteeseen saakka järjestelmiä pystyy käyttämään, mutta sitten tie nousee pystyyn.
- Valitettavasti näistä paistaa läpi se, että ne ovat atk-ihmisten tekemiä. Usein välineen idea on hukkunut. Tekniikka kulkee kaiken muun edellä.
- Kun kehitämme työyhteisöjä, haluamme että tekniset välineet ovat vaivattomia ja käteviä. Usein hankkeet kaatuvat juuri tietojen keräilyvaiheessa. Siihen menee tavattomasti aikaa, eivätkä mukana olevat aina jaksa työstää ja analysoida dataa ja edetä toimenpiteisiin. Jos tämä vaihe saadaan lyhyeksi ja helpoksi, väline on tuonut käyttäjälleen todellista lisäarvoa.
Rasvaa rattaisiin
Ruthin mukaan ZenParkin palautetietotyökalua aiotaan yhtiössä jatkossa käyttää muun muassa tiimimittareissa, ilmapiiritutkimuksissa sekä yrityskulttuurimittareissa.
- Tulevaisuudessa hrd-funktiossa sähköisten palautetyökalujen asema tulee vahvistumaan. HR pitää sisällään vain alan asiantuntijoita. Hallintoyksiköltä ei voi edellyttää isoa määrää assistentteja rutiineja työstämässä, vaan järjestelmien tulee hoitaa nämä asiat. Tämä vaatii tietyllä tavalla asioiden yksinkertaistamista. Väline ei saa olla liian vaikea, jotta se ei vie mukanaan.
Ruthin mielestä yritysten on hyvä tietää, että on olemassa mahdollisuus käyttää sähköisiä välineitä, jotka auttavat tehokkaasti palauteprosessien suunnittelussa, keräämään palautteen sekä keventämään näin tutkimusten hallinnollista painolastia. Välineillä saadaan käyttöön myös entistä monipuolisempaa ja määrältään laajempaa dataa. Kun kokonaisuus on selvillä, työ kannattaa aloittaa pienellä pilotilla ja katsoa, että asiat toimivat niin kuin on suunniteltukin, hän neuvoo.
- Samalla on rasvattava tiedotus ja sisäiset prosessit sujuviksi. Hienoinkaan järjestelmä ei anna palautetta ihmisen puolesta.
Pertti Suvanto