SYKE - sisäisen asiakkuuden kehittämisohjelma
Teksti: Christian Söderström, Kuvat: Tuulikki Rautio
Täsmäase sisäisten prosessien tehostamiseen - Kemira-konsernissa on jo pitkään mietitty organisaation toiminnan tehokkuutta. Siirtyminen prosessiorganisaatioon on muuttanut yhtiön toimintatapoja konsernitasolta alkaen. Lähtökohtana on kilpailukyvyn parantaminen ja kustannustehokkuuden nostaminen.
- Lähdimme monien mielestä tekemään radikaalia organisaation muutosta, kun 50 esimiehestä siirryttiin 25 tiiminvalmentajan järjestelmään, Kemiran Siilinjärven hallintojohtaja Auvo Noronen kertoo. Hän arvioi kehitystyön vielä jatkuvan muutamia vuosia, ennen kuin tavoitteisiin on päästy ja toiminta virtaviivaistettu.
Prosessiorganisaatioon siirtyminen loi yritysjohdon kannalta vastuiden osalta kokonaan uuden tilanteen.
- Muutosjakson aikana haluamme tietää, mitkä tekijät jarruttavat kehitystä. Olemme palavereissa todenneet, että organisaatiossa on aina enemmän tai vähemmän kitkaa. Toivoisin että muutostilanteessa ei olisi lepokitkaa, vaan liikekitkaa, hallintojohtaja Noronen pohtii.
Kemiran Siilinjärven tehtaalla on käynnissä Psykon suunnittelema SYKE-ohjelma. Ohjelman tavoitteena on organisaation tehokkuuden lisääminen.
Ohjelmassa tunnistetaan sisäisten prosessien pullonkauloja. Mikäli organisaatiossa ilmenee akuutteja ongelmia, niihin haetaan välittömästi ratkaisuja. Toisaalta ohjelman ideana on nostaa esiin parhaita käytäntöjä ja jalostaa ne koko organisaation käyttöön.
Norosen sanoin peruslähtökohtana on parantaa prosessin osien ja tiimien välistä yhteistyötä. Jotta tässä onnistuttaisiin, paneudutaan ohjelmassa myös tiimien sisäisen yhteistyön toimivuuteen.
Aito mahdollisuus sitoutua
Siilinjärvellä toteutettavasta SYKE-ohjelmasta vastaava Jarmo Ruohonen Psykosta alleviivaa prosessin osien ja tiimien välisen vuorovaikutuksen kahdensuuntaisuutta.
- Eri ryhmien välille on saatava joustavasti toimivat yhteydet ja yhteistyökäytäntöjen on tuettava organisaation kokonaisprosessin toimivuutta.
Kantavia SYKE-ohjelman perusajatuksia on, että ohjelmaan osallistuvat tiimit ovat parhaita oman työnsä tutkijoita ja toimivien ratkaisujen tuottajia. Tiimeille annetaan tukea sekä konkreettisia kehittämisen työkaluja, joilla ne pääsevät liikkeelle ja voivat tehostaa toimintaansa omaehtoisesti. Sitoutuminen jatkuvaan parantamiseen on mahdollista ainoastaan siten, että tiimeillä on aito mahdollisuus itse päättää toteutettavista kehittämistoimenpiteistä, sen sijaan että konsultit tulisivat kertomaan heille mitä pitäisi tehdä.
Starttiworkshop avaa työskentelyn
Starttiworkshopin tarkoitus on kohdistaa muutosprosessi ja SYKE-mittaus strategisesti tärkeisiin yhteyksiin. Siinä käydään konkreettisesti läpi ohjelman perusrakenne ja sen eteneminen. Oleellista on myös varmistaa mittaustulosten tehokas hyödyntäminen ja kaikkien sitoutuminen koko hankkeeseen.
Mittaus tapahtuu Internetin välityksellä. Jokainen kyselyyn osallistuva vastaa anonyymisti omalta päätteeltään suoraan Psykon palvelimella olevalle lomakkeelle.
Tutkimus löytää pullonkaulat
Johdolle laaditaan kokonaisuutta koskeva yhteenvetoraportti, jonka avulla tunnistetaan eri tiimien välisten yhteistyösuhteiden ongelmakohdat sekä prosesseja tukevat vahvuudet. Tämän lisäksi jokainen tiimi saa oman raporttinsa, josta on helppo todeta miten muut tiimit ovat kokeneet heidän toimintansa.
Tulosten tulkinnassa hyödyllistä on se, että siinä käytetään SYKE-tulostietopankin laajaa benchmarking-vertailuaineistoa. Näin eri tiimien tuloksia voidaan verrata vastaavien toimintojen tuloksiin muissa yrityksissä ja organisaatioissa.
- Tämäntyyppinen kysely ei ole meille mikään uusi asia. Olemme tehneet Psykon kanssa myös organisaation ilmastomittauksia, ja näin henkilöstöllä on jo rutiinia näistä kyselyistä. SYKE-ohjelma on rakennettu tämän päivän lähtökohdista. Se on ennen kaikkea täsmäase, jolla tuetaan toiminnan ja organisaation kehitystä, Auvo Noronen kiteyttää.