Rekrytointiprosessia hiotaan Nokiassa
Teksti: Kristiina Mäkinen, Kuvat: EPK
Nokian resursointipalvelupäällikkö Satu Roinisen haasteena on tarkistaa organisaation rekrytointiprosessit ja -työkalut sekä varmistaa, että kokonaisuus toimii jo uuden lain mukaisesti.
- Rekrytointiprosessimme toimii jo uuden lain hengessä. Suuriin muutoksiin ei siis ole tarvetta, mutta pieniä uudistuksia prosessiin tehdään meilläkin, kertoo Roininen.
Roinisen mielestä lainmuutos vaikuttaa positiivisesti mm. mielikuvaan Nokiasta työnantajana. Myös mielikuva testauksesta paranee.
- Hakijalle selviää, miksi kysymme mitäkin asioita. Mitä enemmän hakija tietää soveltuvuuskartoituksen syistä, sitä selkeämmin hän näkee sen luonnollisena osana työnhaun prosessia.
Äärimmäisen tärkeänä pidämme sitä, että kumppaneillamme on ammattitaitoiset tekijät ja laaja menetelmäpatteristo, korostaa Satu Roininen. Nokiassa luotetaan nykyisten kumppanien ammattitaitoon yhteisen historian pohjalta. Nokian omaan laadunvarmistusprosessiin kuuluvat edelleen yhteistyökumppanien mittaukset lain voimaantulon jälkeen, aivan kuten ennenkin.
Laki yksityisyyden suojasta työelämässä on hengeltään Roinisen mielestä erittäin positiivinen.
- Laki selkiyttää työnhakutilannetta siten, että hakija tietää paremmin oikeutensa ja työnantaja velvollisuutensa. Sen seurauksena hakuprosessi ei enää ole niin työnantajavetoinen kuin tähän asti. Nyt voidaan antaa läpinäkyvämpää kuvaa hakuprosessista ja siihen käytettävistä työkaluista työnhakijalle.
Myönteinen vaikutus työnantajan imagoon
Rekrytointiyksikköä vetävänä ja rekrytointia ostavana Roinisen mielestä lain muutos vaikuttaa positiivisesti mm. mielikuvaan Nokiasta työnantajana.
- Hakijalle syntyy mielestäni parempi työnantajakuva, kun kerrotaan selkeästi hakuprosessin sisällöstä. Hakijalle selviää, miksi kysymme mitäkin asioita, millaisia työkaluja käytämme ja millaista koulutusta testejä tekevä henkilöstö omaa.
- Toinen, mihin uskon lain muutoksen vaikuttavan, on testauksen psykologia sekä kartoitustoiminnan julkinen kuva. Monilla on niistä mielikuva salatieteinä: Mitä tässä nyt saadaan selville ja kenelle tuloksista kerrotaan? Tutkimus- ja kartoitustoimintaa tekevien työ tulee läpinäkyvämmäksi.
Sisäiset toimintatavat ja työkalut viilauksessa
Laki pakottaa yritykset käymään läpi useita organisaation toiminnalle tärkeitä toimintatapoja ja työkaluja. Nokialla toteutetaan parhaillaan konkreettisia lain aiheuttamia muutoksia rekrytoinnin toimintatavoissa.
- Olemme panostaneet esimiesten koulutukseen. He joutuvat rekrytoinnista vastaavina erityiseen tiedotusvastuuseen. Heidän tehtävänään on perustella hakijalle soveltuvuuskartoituksiin osallistumista. Mitä enemmän hakija tietää soveltuvuuskartoituksen syistä, sitä selkeämmin hän näkee sen luonnollisena osana työnhaun prosessia.
Myös järjestelmät, arviointimenetelmät ja raportointi tarkistetaan.
- Olemme esimerkiksi uusineet hakemuskaavakkeen. Poistimme sellaiset tiedot, jotka eivät ole relevantteja haettavan työn sisällön kannalta. Mm. lähimmän omaisen työpaikka ei ole meille merkittävä tieto, huomauttaa Satu Roininen.
Sisäisiä kartoituksiakaan ei kerätä organisaation tarpeisiin, vaan kartoitustieto on työntekijän omistuksessa. Hän voi käyttää sitä hyväkseen organisaatiomuutoksissa ja oman uransa ohjaamisessa.
Rekrytointiprosessin läpinäkyvyys
Rekrytoinnissa ja soveltuvuuskartoitustoiminnassa tulee prosessin ja mittareiden näyttäytyä kartoitettavalle mielekkäinä ja tarkoituksenmukaisina. Tätä edistää työnhakijan aiempaa parempi mahdollisuus saada palautetta soveltuvuuskartoituksesta.
- Hakijalle tulee mahdollisuus saada raportit itselleen. Työnantajan velvollisuus on jatkossa tehdä raporteista sekä hakijalle että konsultille mahdollisimman yksinkertaisia käyttää. Niiden on oltava helposti ymmärrettäviä, ettei jää epäselvyyksiä siitä, millä perusteella mikäkin tieto raporttiin on kirjattu, Roininen selvittää.
Kansainvälisellä Nokialla on pääosin standartoitu rekrytointiprosessi käytössään kaikkialla maailmassa. Kartoitustoiminnan sisältö vaihtelee kuitenkin maittain. Paikallinen kulttuuri ja laki sanelee käytännön toimia jatkossakin.
Ihminen vs. toimenkuva
Koko rekrytointiprosessin perusta on toimenkuva, johon tehtävän vaatimukset sisältyvät.
- Siksi mielestäni raporttiin tulisi lisätä näkyviin toimen vaatimukset, resursointipalvelupäällikkö Roininen ehdottaa.
On keskusteltu siitä, kuinka paljon yritysten ydinosaaminen tulee julkiseksi raporttien paremman saatavuuden kautta.
- Näkisin, että kuvaukset yhtiön ja yksikön tilanteesta putoavat raportista pois. Tärkeintä on, että yksilö tietää, mitä vastaan häntä on peilattu, ja että konsultilla on tiedossa, millaisia vaatimuksia tutkittavan ihmisen tulee kyetä täyttämään työtehtävissään. Tuloksena on entistä enemmän ihmisen ja toimenkuvan yhteen peilausta.
Kumppanien prosessit varmistetaan
Nokialla on jo tarkistettu käytettäviä testejä, jotta ne vastaisivat uuden lain määräyksiä.
- Olemme myös jo aloittaneet keskustelut alihankkijoiden kanssa heidän käyttämänsä menetelmistön lainmukaisuudesta.
- Kumppaniemme valintaan vaikuttaa se, että heidän tulee täyttää ne kriteerit, joita vaadimme itseltämmekin. Pyrimme näin varmistamaan, että alihankkijoiden osaaminen ja menetelmät läpäisevät kaikki vaatimukset, eikä käytössä ole kyseenalaisia testejä, Satu Roininen kertoo.
Etiikka ja joustavuus tärkeää kumppanuussuhteessa
- Äärimmäisen tärkeänä pidämme sitä, että kumppaneillamme on ammattitaitoiset tekijät ja laaja menetelmäpatteristo, jottei johtopäätöksiä tehdä yhden testin perusteella. Lisäksi haluamme, että hakijaa kohdellaan arvokkaana tekijänä testaajan prosessissa.
Roinisen mukaan Nokia odottaa kumppaneiltaan joustavaa vastaantuloa omassa toiminnassaan ja työmenetelmiensä osalta.
- Jos esimerkiksi organisaatiossamme korostetaan joitain määrättyjä tekijöitä, niin haluamme alihankkijan huomioivan tämän ja lisäävän sen omaan tutkimuspatteristoonsa, jos sellaisia ei ennen ole siihen kuulunut.
Myös päivittäinen tilannejousto on meille tärkeä kumppanin ominaisuus, koska saatamme tilata arvioinnin vaikkapa huomiseksi, lisää Satu Roininen.
Rekrytointien onnistumista seurataan
Satu Roininen kertoo Nokian tekevän rekrytointien jälkiseurantaa.
- Kysymme rekrytoineelta esimieheltä raporttiemme paikkansapitävyydestä puoli vuotta kartoituksen jälkeen. Haluamme tietää, kuinka hyvä ennustearvo raporteilla on.
Testaustilanteen onnistumisista Nokiassa hankitaan myös palautetta.
- Kysymme rekrytoiduilta, mitä mieltä he ovat omista kartoituspalveluistamme tai partnerimme palveluista.
- Seuraamme myös sitä, miten hyvin alihankkijat hakevat toimeksiantojemme perustaksi toimenkuvia sekä miten hyvin konsultti antaa palautteen hakijalle. Itse testauspäivä on useilla alihankkijoilla samantyyppinen, mutta selkeät erot näkyvät juuri toimeksiannon perusteiden hankinnassa ja palautteen antamisessa.
Nykyisten kumppanien ammattitaitoon jo luotetaan
Uusi laki yksityisyyden suojasta työelämässä sisältää ostajan vastuun ostamansa testauspalvelun luotettavuudesta ja asiantuntevuudesta.
Tämän vaatimuksen perusteella Nokialla ei ole tarvetta muuttaa nykyistä alihankkijarakennettaan.
- Arvioimme alihankkijan ammattitaitoa aika vahvasti menneen, yhteisen historian pohjalta. Olemme todentaneet heidän ammattitaitonsa pitkän yhteistyön merkeissä. Lakimuutoksen jälkeen toki auditoimme heidän prosessejaan ja työkalujaan. Siten varmistamme, että ne ovat lain edellyttämät.
Kumppanien mittaukset liittyvät Nokian laadunvarmistusprosessiin.
- Näin toteamme osaamisen sekä menetelmien nykytilanteen ja varmistamme, että kumppanimme ovat ottaneet huomioon uuden lain vaatimukset. Heille on entuudestaan selvää, että mittauksemme koskevat myös heitä, Satu Roininen painottaa.
Nokian resursointi-palvelupäällikkö Satu Roinisen vinkit:
- Toimeksiantajan tulee varmistua, että alihankkijalla on osaaminen ja testipatteristo kunnossa. Suomessa on vielä monenlaisia toimittajia markkinoilla. Psykologiliitto on mielestäni yksi taho, johon kannattaa ottaa yhteys, jos haluaa hankkia tietoa luotettavista soveltuvuustestejä tekevistä yrityksistä.
- Yhteistyökumppanien kohdalla on varmistettava, että haastattelun lisäksi käytetään useampaa kuin yhtä testausmenetelmää. Soveltuvuusarviointi vaatii laajaa patteristoa. Muuten ei saada tarpeeksi kattavaa tietoa testattavasta henkilöstä, jotta voitaisiin sanoa hänen soveltuvuudestaan tai persoonastaan jotain.
- Kartoitustoimen osalta ei ole säännöksiä tutkimusta tekevän henkilöstön koulutuksesta, kuten esimerkiksi työterveyshuollossa. Uusi laki ottaa tältä osin kuitenkin kantaa edellyttämällä luotettavuutta tutkimusmenetelmiltä ja asiantuntevuutta arvioiden tekijöiltä.
Monimuotoinen ihminen
Psykossa on koko sen lähes 50-vuotisen konsultointiuran aikana nähty ihminen monimuotoisena kokonaisuutena ja pyritty ymmärtämään tämän näkökulman kautta hänen työkäyttäytymistään niin työssä menestymisen, jaksamisen kuin viihtymisenkin suhteen. Uusi laki yksityisyyden suojasta työelämässä kiinnittää myönteisellä tavalla huomiota siihen asiantuntemukseen, jota tarvitaan soveltuvuustutkimusten yhteydessä kunkin henkilön yksilöllisten ominaisuuksien kokonaisuuden sekä käytettyjen työmenetelmien mahdollisuuksien ja rajoitusten ymmärtämiseksi.
Käytännön työtä ajatellen lain henki korostaa ammattitaidolla tehtyä arvioinnin kriteerien määrittelyä toimenkuvan ja työanalyysin muodossa; ihmisen työkäyttäytymisen perusteiden hyvää teoreettista ja kokemusperäistä osaamista sekä tutkittavien ilmiöiden kannalta oikein valittuja työmenetelmiä. Laki kiinnittää huomiota työmenetelmien, kuten yksittäisten testien, haastattelujen, työsimulaatioiden ym. luotettavuuteen, mutta ei lähde jäykästi määrittelemään tämän luotettavuuden tunnusmerkkejä.
Alan viimeisimmän tiedon valossa henkilöarvioinnin luotettavuuteen vaikuttaa merkittävimmin se, että arviointia tehdään hyvällä ammattitaidolla. Niin ikään arvioinnissa tulee käyttää useita, monipuolisesti tutkittavia ominaisuuksia kattavia sekä hyvin tunnettuja työmenetelmiä.
Psykossa on perinteisesti panostettu korkeatasoiseen ammattitaitoon ja soveltuvuustutkimuksemme ovat aina perustuneet hiottuun osaamiseen sekä tutkimustilanteen mukaan valittujen työmenetelmien käyttöön.
Laki korostaa myös henkilöarviointiin osallistuneen mahdollisuutta saada palautetta, mihin olemme panostaneet omassa toiminnassamme vuosi vuodelta yhä enemmän. Lain myötä kirjallisessa muodossa arviointiin osallistuneelle annettavan palautteen määrä tulee jonkin verran lisääntymään. Suulliset palautekeskustelut ovat kuitenkin edelleen etusijalla hyvin toimivana tapana rekrytointitilanteen konsultointiin. Näin toteutettua palautetta voi arviointiin osallistunut hyödyntää tehokkaasti myös oman itsensä kehittämiseen.